Onboardingsproces nieuwe boekhoudklanten: stappenplan & tips

Het onboardingsproces van nieuwe klanten is een cruciale stap bij ieder boekhoudkantoor. Onboarding is het verwelkomen van nieuwe klanten en ervoor zorgen dat ze blij zijn met hun beslissing om een samenwerking te starten. Het is een belangrijk moment waarop boekhouders de kans krijgen om zichzelf te presenteren, de verwachtingen van hun klanten te begrijpen en de juiste feedback te verzamelen om een zo goed mogelijke dienstverlening te bieden. 

In deze blog bespreken we waarom het onboardingsproces belangrijk is en hoe boekhouders dit proces kunnen verbeteren om succesvolle relaties met hun nieuwe klanten op te bouwen.

Op deze pagina:

• Waarom is het onboardingsproces van nieuwe boekhoudklanten belangrijk?
• Stappen en checklist onboarding van klanten
• Tips voor het onboarden van nieuwe boekhoudklanten
• Veelgestelde vragen (FAQ)

Hieronder vindt u enkele redenen waarom het onboarden van nieuwe klanten belangrijk is: 

Vertrouwen opbouwen 
Een goed onboardingsproces helpt niet alleen bij het opbouwen van vertrouwen tussen de boekhouder en de klant, maar stelt de boekhouder daarnaast in staat om de verwachtingen van de klant te begrijpen (en deze te overtreffen). Het biedt de klant bovendien de gelegenheid om de boekhouder te leren kennen en de werkwijze te begrijpen. 

Inzicht in de bedrijfsvoering van de klant 
Het onboarden van klanten biedt boekhouders inzicht in de bedrijfsvoering van de klant, wat hen in staat stelt om hun diensten beter af te stemmen op de behoeften van de klant. Door te begrijpen hoe het bedrijf van de klant werkt, kan de boekhouder advies geven over de financiële strategieën die het bedrijf kan toepassen om hun doelen te bereiken. 

Verzamelen van de juiste informatie 
Ook is het een kans voor boekhouders om de juiste informatie te verzamelen. Door het stellen van de juiste vragen en het verkrijgen van de juiste documenten, kan de boekhouder ervoor zorgen dat ze over alle benodigde informatie beschikken om hun diensten effectief te kunnen uitvoeren. 

Beter begrip van de behoeften van de klant 
Een goed onboardingsproces helpt boekhouders daarnaast om een beter begrip te krijgen van de behoeften van de klant. Door te luisteren naar wat de klant wil en nodig heeft, kan de boekhouder hun diensten beter afstemmen op de specifieke behoeften van de klant. 

Verminderen van misverstanden 
Met een goede start worden tot slot misverstanden voorkomen. Door het bespreken van de verwachtingen en het stellen van duidelijke doelen, weet de klant precies waar hij of zij aan toe is.  

Stappen en checklist onboarding van klanten

• Plan als eerste een datum en tijdstip in om kennis te maken met uw nieuwe klant.
• Bereid daarnaast alvast wat vragen voor die u verder helpen om de behoefte van de klant beter te begrijpen.
• Vergeet tot slot niet om een bevestigingsmail te sturen waarin u nogmaals de datum, tijd en locatie van de afspraak benoemd.

Stap 2: Verzamel alle benodigde documenten en klantinformatie 

• Maak een lijstje van de documenten die de nieuwe klant moet aanleveren, zoals bankafschriften, facturen en belastingformulieren.
• Stel de klant op de hoogte van welke documenten er nodig zijn, waar hij of zij deze makkelijk kan terugvinden en hoe de klant deze het beste bij u kan aanleveren.
• Verzamel vervolgens alle benodigde informatie over de klant, zoals hun bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en het btw-nummer.

Stap 3: Stel duidelijke instructies op 

• Stel duidelijke instructies op voor de nieuwe klant over hoe ze documenten moeten indienen, hoe vaak ze moeten worden ingediend en hoe u communiceert.
• Zorg ervoor dat de klant begrijpt wat er van hen wordt verwacht en hoe je samenwerkt.

Stap 4: Plan regelmatig een communicatiemoment in 

• Communiceer regelmatig met de nieuwe klant om hem of haar op de hoogte te houden van de voortgang en eventuele problemen die zich voordoen.
• Gebruik e-mail, telefoon of videoconferentie om te communiceren, afhankelijk van wat het geschiktst is voor de klant.
• Maak duidelijke afspraken over wanneer en hoe u met de klant communiceert.

Stap 5: Maak gebruik van technologie

• Maak gebruik van boekhoudsoftware om het indienen van documenten te vereenvoudigen. Ook kan de klant dan eenvoudig de financiële informatie in realtime bekijken.
• Bied de klant ook de mogelijkheid om online vragen te stellen of afspraken te maken.

Stap 6: Vraag om feedback 

• Verwelkom altijd feedback van de klant en bereid u voor om eventuele problemen aan te pakken die de klant kan tegenkomen.
• Stel vragen om te begrijpen hoe de samenwerking kan worden verbeterd.
• Laat de klant weten dat u de feedback serieus neemt en bereid bent om samen te werken om de dienstverlening te verbeteren.