Ben je van plan een onderneming te starten? Dan is de eerste stap altijd om je in te schrijven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel (KvK). Pas na je registratie bij de KvK mag je je officieel een ondernemer noemen. In dit artikel gaan we erop in wat een handelsregister is, wanneer je je moet registreren bij de KvK en hoe je je hierop kunt voorbereiden.
In het Handelsregister staan alle bedrijven en rechtspersonen van Nederland ingeschreven. Ook andere organisaties die aan het economische verkeer deelnemen staan geregistreerd. Iedereen heeft openlijk toegang tot dit register, het wordt dan ook miljoenen keren per jaar geraadpleegd. Via het Handelsregister weet je met wie je zakendoet, wie namens het bedrijf mag tekenen en of er eventueel sprake is van faillissement.
Wat staat er in het Handelsregister vermeld?
Als je je gaat registreren bij de KvK, dan worden je naam, contactgegevens en functionarissen genoteerd. Ook krijg je na de inschrijving een uniek KvK-nummer, die in het register wordt vermeld. Je kunt ook lezen wie verantwoordelijk is voor het bedrijf en waar het bedrijf is gevestigd.
sommige gegevens zijn alleen maar beschikbaar voor bevoegden, zoals advocaten of notarissen.
Gegevens in het Handelsregister zijn:
Bedrijfsnaam;
Contactgegevens (adres, tel. nummer, e-mail, etc.);
Vestitingsplaats(en);
Type werkzaamheden;
Aantal medewerkers;
Curator bij faillissement;
Functionarissen.
Je kunt bedrijven en organisaties opzoeken in het Handelsregister door te zoeken op de bedrijfsnaam, het adres of via het unieke KvK-nummer. Het gebruiken van het Handelsregister is volledig gratis. Als je naast de basisinformatie uitgebreidere informatie wilt ontvangen, zoals een jaarrekening, dan moet je wel kosten betalen.
Vrijwel iedere ondernemer is verplicht zich in te schrijven bij de KvK. Wel is er nog steeds ruimte voor interpretatie tussen wat een hobby is en wat een bedrijf is. Vaak ligt het samen met je fiscale overwegingen. We hebben hieronder verschillende criteria op een rijtje gezet. Als je aan alle criteria voldoet, dan adviseren wij je om je in te schrijven als eenmanszaak of ander type rechtsvorm bij de KvK:
Je levert producten en/of diensten;
Je factureert kosten en rekent een uurtarief;
Je neemt deel aan het economische verkeer;
Als je een webshop start moet je je direct inschrijven om aan de online regelgeving te voldoen;
Je bent uiterlijk één week geleden met je bedrijf gestart.
wil je na je inschrijving niet worden lastig gevallen door reclame en telemarketeers? Meld je dan aan bij het Bel-me-niet register.
Moet je als bestuurder of aandeelhouder langskomen bij de KvK of is een formulier opsturen voldoende? Iedere bestuurder of gevolmachtigde persoon moet bij de KvK langskomen om zich in te schrijven. Dit zijn de bestuurder, vennoot, functionaris of ander gevolmachtigde persoon. Een commissaris of enig aandeelhouder daarentegen hoeft niet bij de KvK langs te komen, het opsturen van een formulier is dan voldoende. Stuur het formulier in dat geval met een kopie van een geldig legitimatiebewijs van degene die het formulier heeft ondertekend op.
je kunt niet zomaar binnenlopen bij de KvK, maak hiervoor eerst een afspraak. Bij je bezoek zal een medewerker je legitimatiebewijs controleren.
Je betaalt eenmalige kosten van circa € 80,00 voor de inschrijving van je onderneming bij de KvK. Je moet dit bedrag daar en op dat moment betalen via pinpas of creditcard. Er wordt geen cash geld geaccepteerd bij de KvK. Er is geen jaarlijkse verplichte bijdrage, deze verplichting is in 2013 afgeschaft.
Om je goed voor te bereiden op je registratie bij de KvK, hebben we enkele stappen voor je op een rijtje gezet om te doorlopen.
Het allereerste waar je over na moet denken is je bedrijfsnaam. Vaak wordt het belang van een goede bedrijfsnaam (en domeinnaam voor je website) sterk onderschat door ondernemers. Een slechte bedrijfsnaam kan mensen doen twijfelen over de kwaliteit van je producten of diensten. Steeds meer mensen kiezen ervoor om een kwalitatieve domeinnaam inclusief logo te kopen.
Een logo
Een logo is het kenmerkendste onderdeel van je bedrijf naast de bedrijfsnaam. Bij veel startende ondernemers lijkt dit geen prioriteit te hebben, maar toch speelt een logo een erg belangrijke rol. Net als bij de bedrijfsnaam kan een slecht logo de potentiële klant doen twijfelen over de kwaliteit. Een overtuigend merk is hét uitgangspunt voor de start van je onderneming.
leg een domeinnaam vast die overeenkomt met je bedrijfsnaam.
Bij de inschrijving in het Handelsregister moet je een juridiche vorm voor je onderneming opgeven, oftewel een rechtsvorm. Een rechtsvorm beslist onder andere of je de onderneming alleen of met anderen runt en of je aansprakelijk wordt gesteld bij eventuele schulden van het bedrijf. In Nederland bestaan de volgende rechtsvormen: eenmanszaak, BV, NV, VOF, CV, maatschap, vereniging, stichting en coöperatie. Kies een rechtsvorm die past bij je situatie, overleg samen met je boekhouder wat voor jou de beste optie is om zoveel mogelijk belastingvoordeel te kunnen behalen.
Nadat je je rechtsvorm hebt gekozen, moet je alle belanghebbenden (UBO’s) inschrijven. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Dit is iemand die de uiteindelijke eigenaar is, of zeggenschap heeft over een organisatie. Dit kunnen ook meerdere mensen zijn (UBO’s). Mensen die hieronder vallen hebben meer dan 25% van de aandelen in een bv. Controleer altijd goed of je voor je rechtsvorm de UBO’s moet inschrijven.
Vervolgens ga je een afspraak bij de KvK maken om je onderneming definitief in te schrijven. Het maken van een afspraak gebeurt volledig online via het inschrijfformulier op de website. Vul het formulier zo uitgebreid mogelijk in, dan verloopt de inschrijving bij de KvK op locatie zelf een stuk sneller.
Wat moet ik meenemen naar de KvK?
Nadat je bovenstaande stappen hebt doorlopen, moet je de volgende zaken meenemen naar de KvK: bedrijfsnaam, keuze rechtsvorm, legitimatiebewijs (ID of paspoort) en je pinpas of creditcard waarmee je de eenmalige kosten kunt betalen van € 51,30.
Doorloop daarna de volgende stappen:
Ook belangrijk is om de huur- of koopovereenkomst mee te nemen. Dit geldt natuurlijk alleen als je gevestigd bent in een bedrijfspand. Heb je meerdere vestigingen? Neem dan alle overeenkomsten mee naar de KvK. Iedere vestiging krijgt namelijk een uniek vestigingsnummer bestaande uit 12 cijfers. Heb je geen bedrijfspand? Sla dan deze stap over.
Het hebben van een zakelijke rekening is als startende ondernemer ontzettend handig. Hiermee houd je je zakelijke inkomsten en uitgaven overzichtelijk en gescheiden. Het is niet verplicht om een zakelijke rekening te openen, maar we adviseren je toch om privé en zakelijke rekeningen gescheiden te houden. Op deze manier is de boekhouding een stuk overzichtelijker en weet je beter wat je uitgeeft, of je kunt investeren of nog moet besparen.
Als je een onderneming hebt, maar je niet inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK), dan kan dit verschillende gevolgen hebben. Denk aan onder andere:
Zaken doen met andere bedrijven wordt lastig
Het verkrijgen van een lening zal moeilijk gaan
Hetzelfde geldt voor het openen van een zakelijke rekening
Het kan leiden tot boetes van de Belastingdienst
Of zelfs tot strafrechtelijke vervolging.
Kortom, bedrijven, banken en financiers willen vaak eerst controleren of het bedrijf is ingeschreven bij de KvK. Het is dus wel aan te raden om je onderneming in te schrijven bij de KvK als je van plan bent om zakelijk te handelen.
Een boekhouder brengt je een hoop rust en gemak. Het levert niet alleen rust in het bedrijf, maar ook in je hoofd. Je hoeft niet meer na te denken over de stapels bonnetjes en facturen. Door je boekhouding uit te besteden aan een ervaren boekhouder, weet je zeker dat de boekhouding foutloos verloopt. Zo voorkom je eventuele boetes bij de Belastingdienst. Bovendien attendeert een goede boekhouder je op eventuele fiscale voordelen, die je wellicht nog laat liggen. Zo bespaar je direct een hoop geld.
Wil je je juist uitschrijven bij de KvK? Hiervoor ga je naar de website van de KvK, vul je je KvK-nummer in en selecteer je het bedrijf dat je wilt uitschrijven. In het formulier wordt gevraagd vanaf welke datum je onderneming stopt, dit kan dus ook een datum in het verleden zijn indien je al bent gestopt. De gegevens stuur je digitaal via DigiD op. Er is een transactie van € 0,01 nodig om je persoonsgegevens te verifiëren.
als je je hebt uitgeschreven bij de KvK, dan heeft dit ook gevolgen voor bijvoorbeeld je verzekeringen, pensioenfonds, zakelijke bankrekening of andere vergunningen. Informeer bij de KvK waar je op moet letten na de uitschrijving.
Dankzij ons grote landelijke netwerk is er altijd wel een boekhouder bij je in de buurt beschikbaar. Het is belangrijk dat de boekhouder matcht met je wensen en dat er een persoonlijke klik is. Daarom bieden we een gratis service aan voor ondernemers om boekhouders met elkaar te kunnen vergelijken. Start je aanvraag door onderstaand formulier in te vullen, dan zullen wij zo snel mogelijk contact met je opnemen om je aanvraag te bespreken. Vervolgens ontvang je maximaal drie offertes van boekhouders die passen bij je wensen en behoeften.
Vergelijk boekhouders. 100% vrijblijvend. Je zit nergens aan vast.
