Belang van goede boekhouding voor webshops

Ondanks dat een webshop wat betreft financiële kosten minder complex is dan een winkel in een fysieke ruimte, is het ook bij een webwinkel ontzettend belangrijk om de boekhouding in orde te hebben. Een nauwkeurige boekhouding is volgens de wet verplicht en geeft je bovendien meer inzicht in de financiële gezondheid van je e-commerce onderneming. Wij begrijpen al te goed dat de boekhouding voor een webshop anders in elkaar steekt dan de boekhouding voor een traditionele winkel. Zo kun je bijvoorbeeld over de grens leveren waardoor je met verschillende btw-regels te maken krijgt. Ook hangt het af van je product of dienst aan welke btw-regels je bent verbonden. Voor online betalingen maakt je webshop waarschijnlijk gebruik van verschillende banken, dan is het handig om de betalingen in batch te ontvangen. Onze deskundige boekhouders helpen je hier graag bij!

Rechtsvorm in de e-commerce: eenmanszaak, vof of bv?

De rechtsvorm is de juridische vorm van iedere onderneming. Dit betekent dat de rechtsvorm beslist hoe het zit met de hoogte van de aansprakelijkheid en welke belasting wordt afgedragen door de onderneming en/of eigenaren. Bij het opzetten van een e-commerce onderneming zijn een eenmanszaak, vof of bv de meest voor de hand liggende opties. Hieronder leggen we kort de verschillen uit tussen een eenmanszaak/vof en bv en vertellen we waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een rechtsvorm voor jouw e-commerce onderneming.

Risico en (beperkte) aansprakelijkheid

In tegenstelling tot een bv zijn een eenmanszaak en vof geen rechtspersonen. Dit houdt in dat je als eigenaar van een eenmanszaak/vof persoonlijk aansprakelijk bent voor eventuele schulden. Schuldeisers van je eenmanszaak/vof kunnen dus aanspraak doen op je privébezit. Een bv is wèl een rechtspersoon, waardoor de bv aansprakelijk is voor schulden die zijn gemaakt, en niet de eigenaar zelf. Als een bv failliet gaat dan ben je als bestuurder (in principe) niet aansprakelijk.

Belastingvoordeel

Daarnaast zit er een groot verschil wat betreft de belastingtechnische aspecten tussen een eenmanszaak/vof en bv. Vooral in de eerste jaren van je onderneming kan het voordeliger zijn om een eenmanszaak/vof te kiezen omdat deze onder inkomstenbelasting box 1 vallen. Hierdoor heb je recht op fiscale aftrekposten zoals de startersaftrek en ondernemersaftrek. Ook heb je recht op de MKB-winstvrijstelling. Pas na verloop van tijd als er grote winsten worden geboekt dan is het verstandig om over te gaan tot een bv. Benieuwd wanneer je de overstap van eenmanszaak of vof naar bv moet maken? Ga in overleg met een deskundige boekhouder. De boekhouders in ons netwerk hebben veel ondernemingen met een overstap van rechtsvorm geholpen. 

Starten met een webshop

Een andere reden waarom een eenmanszaak of vof een beter uitgangspunt is om je webshop te beginnen, is omdat de oprichtingskosten laag zijn en het redelijk eenvoudig is om een eenmanszaak/vof op te richten. Je hoeft je enkel in te schrijven bij de Kamer van Koophandel tegen een eenmalig bedrag van € 50,-. De oprichting van een bv is een stuk ingewikkelder, hier is ook bijvoorbeeld een notariële akte voor nodig. De procedure is langer en de notaris moet ook worden betaald. Ook krijg je bij een bv te maken met het verplicht opstellen van jaarrekeningen. 

Btw-regels bij verkoop in buitenland

Het belang van internationale handel via webshops is groot. Ben je van plan om in het buitenland te verkopen? Dan is het verstandig om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen van de btw-regels binnen de e-commerce. Er gelden namelijk andere btw-regels als je buiten klanten in Nederland levert. Zo is het sinds 2021 verplicht voor webshopeigenaren om bij een jaaromzet van minimaal € 10.000,- aan particulieren in andere EU-landen, de btw van het betreffende land van de klant te berekenen. De buitenlandse btw hoeft daarnaast niet meer in ieder EU-land afzonderlijk te worden afgedragen, maar kan nu in één keer via het eenloketsysteem (ook wel one Stop Shop-regeling of OSS). Ook verviel in 2021 de btw-vrijstelling voor pakketjes met een waarde van maximaal € 22,-.

One Stop Shop (OSS) aangifte

Ondernemers mogen via de nieuwe wetgeving voor hun afstandsverkopen binnen de EU één speciale btw-aangifte doen in het land van vestiging. Dit type aangifte heet ook wel One Stop Shop (OSS), voorheen bekend als Mini One Stop Shop (MOSS). Het voordeel van OSS is dat ondernemers niet afzonderlijk btw-aangifte hoeven te doen in de landen waar de afstandsverkopen belast zijn. Het indienen van btw-aangifte in een ander land is dus niet nodig. Bedenk dus of je kiest voor de OSS-aangifte of dat je de reguliere btw-aangiftes blijft indienen. In een reguliere btw-aangifte kun je btw op kosten als voorbelasting aftrekken, dit is bij de OSS-aangifte niet het geval. Er gelden wel specifieke voorwaarden voor de OSS, kijk hiervoor op de website van de Belastingdienst.

Opslag van goederen in buitenland

Heb je goederen opgeslagen in een magazijn in een ander EU-land? Dan heb je het btw-nummer van dat land nodig. De door jou geleverde goederen worden belast met de lokale btw. Houd er rekening mee dat je in dit geval niet de btw via de Nederlandse OSS-portal kunt aangeven, maar de btw-aangifte in het betreffende EU-land moet doen.