Ben je eigenaar van een advocatenbureau? Of ben je zelfstandig advocaat? Dan heb je gegarandeerd te maken met een uiteenlopende boekhouding. De boekhouding van een advocatenkantoor is een stuk complexer dan gewone bedrijfsboekhouding.
Om je op weg te helpen hebben we in dit artikel elk aspect van boekhouding voor advocaten voor je uitgelegd. Zo krijg je een beter beeld van de basisprincipes van boekhouding en accounting voor advocaten. Ook helpen we je graag aan een boekhouder voor je advocatenkantoor.
Laten we eerst eens beginnen met het uitleggen van het onderscheid tussen twee termen die veel door elkaar worden gebruikt: boekhouding en accounting. Juridische boekhouders en juridische accountants werken met de financiële gegevens van je bedrijf met als doel om je bedrijf financieel te helpen groeien. Wat boekhouders en accountants met de financiële gegevens doen verschilt.
Boekhouders registreren de financiële transacties en brengen alle rekeningen van je bedrijf in evenwicht. Denk aan werkzaamheden als het opmaken en beheren van facturen, het bijhouden van debiteuren- en crediteurenbeheer en het bijhouden van de salarisadministratie. Juridische boekhouding is een belangrijke administratieve taak voor ieder advocatenbureau. Zonder het hebben van een geordende advocatenboekhouding is het onmogelijk om bij te houden welk geld er het bedrijf binnenkomt of uitgaat.
Accountants hebben in tegenstelling tot boekhouders een meer controlerende rol en zijn vooral actief bij middelgrote tot grotere bedrijven. Denk aan werkzaamheden als het controleren van jaarrekeningen, het opstellen van accountantsverklaringen en het verstrekken van financieel advies.
Een groot verschil tussen boekhouders en accountants is dat een accountant een officieel beschermde titel is en dus niet iedereen zich zomaar accountant mag noemen. Er is een passende opleiding voor nodig en een accountant moet ieder jaar opleidingen blijven volgen om de kennis op peil te houden. Een boekhouder is geen beschermde titel, iedereen mag zich een boekhouder noemen.
Een goede boekhouding is onmisbaar voor het succes van je advocatenkantoor. Een nauwkeurige boekhouding is volgens de wet verplicht en geeft je bovendien meer inzicht in de financiële gezondheid van je advocatenbureau. Je weet op tijd als er bepaalde zaken fout gaan, waardoor je tijdig kunt bijsturen om deze fouten te herstellen.
Een ervaren boekhouder kan je daarnaast helpen bij het digitaliseren van de financiële gegevens, zoals het omzetten van papieren werkbonnen naar digitale facturen. Dit maakt de boekhouding van je onderneming direct een stuk efficiënter. Een goede boekhouding bespaart je niet alleen veel tijd, maar geeft ook meer rust. Een goede administratie biedt structuur en schept helderheid.
Als je wilt weten hoe boekhouding van invloed is op je advocatenkantoor, dan is het een goed idee om vertrouwd te raken met een aantal belangrijke accounting termen.
Grootboekrekening
Dit is een lijst of verzameling van alle inkomsten en uitgaven binnen een bepaalde categorie. De grootboekrekening omvat alle financiële rekeningen van je onderneming. Hoewel de grootboekrekening wordt aangepast aan de grootte, het rechtsgebied en het praktijkgebied van je advocatenkantoor, bevat het naast veel subcategorieën doorgaans vijf hoofdcategorieën: activa, passiva, eigen vermogen, opbrengsten en kosten.
Dubbele boekhouding
Dubbele boekhouding is iets complexer dan enkelvoudige boekhouding. Bij dubbel boekhouden is er een boekhoudsysteem waarbij iedere financiële transactie een overeenkomstige en tegengestelde boeking op een andere rekening vereist. Wat wil dit nu zeggen? Het komt er op neer dat dubbel boekhouden naast een dagboek ook uit een grootboek bestaat. Naast het bijhouden van inkomsten en uitgaven ben je verplicht een bewijskrachtige betaling te boeken.
Trust accounting
Trust-accounts zijn financiële accounts die je namens iemand anders beheert. De persoon die het account beheert heet ook wel trustee. Mensen die een trust-account willen opzetten moeten een advocaat én financieel adviseur raadplegen om meer informatie te krijgen voor de specifieke kenmerken voor hun situatie. Een reden om een trust op te zetten kan zijn om fondsen te beschermen, of om mensen in geval vanoverlijden snel toegang te geven tot fondsen. Trust-accounting is gebruikelijk in de boekhouding bij advocatenkantoren.
trust-accounts behoren tot de boekhoudgebieden waar de meeste fouten worden gemaakt. Zonder een nauwkeurige naleving van best practices, gebeurt het sneller dan je denkt dat er per ongeluk fondsen worden vermengd.
Mis je nog de nodige kennis over (financiële) bedrijfsprocessen? Neem een ervaren boekhouder in de arm!
Een goede boekhouding voor je advocatenkantoor komt neer op het kiezen van de juiste juridische boekhouder of accountant. De juiste boekhouder kan een grote impact hebben op het succes van je bedrijf, dus maak een weloverwogen keuze met wie je samenwerkt. Een paar zaken om rekening mee te houden zijn:
Ervaring met advocatenkantoor: de financieel experts in ons netwerk hebben in het verleden vaker samen gewerkt met advocaten of andere juridische dienstverleningen.
Is de boekhouder bekend met specifieke regels voor je rechtsgebied?
Heeft de boekhouder ervaring met advocatenkantoren van je omvang?
Kan de boekhouder voldoende begeleiding bieden?
Bekendheid met je boekhoudsoftware: controleer altijd even of de boekhouder of accountant waarmee je wilt gaan samenwerken, de boekhoudsoftware die jij gebruikt kent en begrijpt.
Controleer verwijzingen: het is nooit verkeerd om rond te vragen. Misschien hebben andere juristen of accountants een goede ervaring gehad met een bepaalde boekhouder bij je in de buurt.
We begrijpen dat als je net gestart bent als advocaat, je eerst zoveel mogelijk boekhouding zelf wilt voeren. We hebben een aantal tips voor je op een rijtje gezet om je boekhouding te verbeteren.
Stel een budget in
Stel budgetten in voor:
De verwachte cashflow en uitgaven;
Omzetbenchmarks;
Jaarlijkse grote uitgaven, zoals jaarlijke contributie.
Wees consistent en georganiseerd
Bij een solide boekhouding is het belangrijk om regelmatig de financiële gegevens te bekijken. Dit is niet mogelijk als er niet regelmatig gegevens worden verzameld en gesorteerd. Door de boekhouding consequent bij te houden en deze maandelijks of wekelijks te herzien, blijven de financiële overzichten van je advocatenkantoor duidelijk. Hierdoor kun je bovendien beter groeimogelijkheden en kansen herkennen.
Gebruik financiële rapportages om kansen te herkennen
Naast een consistente boekhouding is het belangrijk dat je groeikansen kunt herkennen. Met behulp van financiële rapportages kun je op data gebaseerde beslissingen nemen die een positieve invloed hebben op je onderneming. Ontdek mogelijkheden voor financiële groei en grijp op tijd in bij eventuele fouten.
boekhouding voor advocaten is complex omdat de branche veel te maken heeft met geheimhouding en privacy. Schakel de hulp van een ervaren boekhouder of accountant in om fouten te voorkomen.
Elke euro telt, vooral tijdens het belastingseizoen. Het is in je eigen belang dat je ervoor zorgt dat je alle mogelijke belastingaftrekken voor advocaten hebt geclaimd. Om je op weg te helpen hebben we een paar belangrijke aftrekposten voor advocaten op een rijtje gezet:
Thuiskantoorkosten
Mensen zijn steeds meer vanuit thuis gaan werken. Zo ook startende zelfstandige advocaten. Loop na welke spullen bestemd zijn als kantoorruimte bij je thuis. Om de kosten van je thuiskantoor als belastingaftrek te kunnen declareren, moet je huis ook écht je primaire vestigingsplaats zijn. Ook moet een deel van je woning uitsluitend en regelmatig zakelijk worden gebruikt. Af en toe thuiswerken is dus niet voldoende om de meubels af te trekken van de belasting.
Reclame- en promotiekosten
Veel vormen van marketingkosten voor advocatenkantoren zijn fiscaal aftrekbaar en kunnen worden gedeclareerd bij het indienen van de belastingaangifte. Dit geldt niet alleen voor offline marketing (zoals flyers en gedrukte advertenties), maar ook voor online adverteren. Neem de marketinguitgaven mee in de jaarlijkse begroting en bewaar alle facturen.
Reiskosten
Als je voor je advocatenkantoor moet reizen, dan kun je deze kosten fiscaal aftrekken. Denk aan een rit naar een gerechtsgebouw, waar je normaal niet zou komen. Houd er rekening mee dat de reiskosten uitsluitend verband houden met je bedrijf.
Boekhouden en tijdschriften
Kennis bijhouden is ontzettend belangrijk voor juristen. Het hebben van relevant juridisch onderzoeksmateriaal kan je bovendien helpen om je zaak te winnen.
Iedere startende advocaat denk er wel eens over na om zijn eigen advocatenkantoor te starten. Dat advocaten enkel voor grote advocatenkantoren aan de slag gaan is verleden tijd. Hoe pak je het oprichten van een advocatenkantoor aan? En wat komt er allemaal bij kijken?
Er zijn enkele stappen die je moet doorlopen bij de start van je advocatenkantoor:
Een ondernemingsplan schrijven;
Stel een kantoorhandboek op;
Je kantoor registeren bij de Kamer van Koophandel (KvK);
Je kantoor registeren bij Beheer Advocaten Registratie (BAR);
Je kantoor registeren bij de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA);
Aanmelden bij de Raad voor Rechtsbijstand;
Een zakelijke bankrekening openen;
Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten;
Lanceer je website;
Cliënten voor je kantoor vinden.
laat je adviseren door een deskundige boekhouder of accountant bij het kiezen van een geschikte rechtsvorm en hoe je de aansprakelijkheid wilt afdekken.
We begrijpen dat je liever bezig bent met juridische adviezen dan met het voeren van de boekhouding. Financiële administratie voor je advocatenkantoor bijhouden is een verplicht moetje, maar het liefst besteed je er zo min mogelijk tijd aan. Het liefst wilt je je tijd de volle 100% benutten voor het juridisch bijstaan van je cliënten. Met een online boekhoudpakket kun je simpele administratie automatisch laten uitvoeren, zoals het inboeken van facturen. Ook kun je eenvoudig btw-aangifte doen. Vergelijk boekhoudpakketten voor zelfstandig ondernemers en kom erachter welk systeem het beste bij je behoeften en onderneming past.
een boekhouder werkt al met een boekhoudprogramma. Als je een samenwerking start met een boekhouder kun je direct gebruikmaken van het boekhoudpakket dat reeds door de boekhouder wordt gebruikt.
Het laten groeien van je advocatenbureau is uitdagend. Wij kunnen het je een stuk makkelijker maken door boekhoudoplossingen op maat aan te bieden voor je kantoor. Wij hebben boekhouders en accountant beschikbaar met kennis van advocatuur. Door de boekhouding uit te besteden bespaar je een hoop tijd en kun je je aandacht uitsluitend richten op de juridische zaken en bedrijfsontwikkeling.
Start gratis en vrijblijvend je aanvraag via onderstaand formulier en vergelijk ervaren boekhouders bij je in de buurt. Neem gerust contact met ons bij eventuele vragen.
100% vrijblijvend. Je zit nergens aan vast.
