De 5 meest voorkomende fouten bij btw-aangifte
Het te laat indienen van de btw-aangifte is de fout die het vaakst voorkomt en ook het makkelijkst te voorkomen is. De Belastingdienst is streng wanneer het aankomst op de deadlines, want zelfs al is een digitale aangifte één minuut te laat, dan krijgt deze de status ‘te laat ingediend’. Dat is zonde, maar door goede reminders in te stellen voorkom je hiermee een hoop onnodige boetes. Hieronder bespreken we vijf andere veel voorkomende fouten die worden gemaakt bij btw-aangifte.
1. Verkeerde factuurdatum
Bij btw-aangifte worden alleen facturen meegenomen die in specifiek die periode gemaakt zijn. Er is dus geen onderscheid tussen facturen die betaald of onbetaald zijn. Dit heet ook wel ‘factuurstelsel’. Soms mogen ondernemers gebruik maken van het zogenaamde ‘kasstelsel’, hierbij wordt er wèl gekeken naar de betaaldatum. Wat de Belastingdienst hiermee wil bereiken is dat de btw-aangifte consequent wordt uitgevoerd. Dit wil zeggen op dezelfde manier en volgens hetzelfde systeem. Let er dus goed op of er wordt gekeken naar betaaldata of niet, want het komt regelmatig voor dat er naar de betaaldatum wordt gekeken, terwijl de factuur met de factuurdatum in een ander kwartaal moest worden geboekt.
2. De verkeerde maanden meegenomen
In april doe je als ondernemer aangifte over het eerste kwartaal, dit zijn de maanden; januari, februari en maart. In juli doe je de aangifte over het tweede kwartaal, dit zijn de maanden; april, mei en juni. In oktober wordt aangifte gedaan over kwartaal 3, dit zijn de maanden; juli, augustus en september. Tot slot wordt er in januari aangifte gedaan over het vierde kwartaal over de maanden; oktober, november en december. Sommige zelfstandige ondernemers nemen ook de facturen van de maand mee waarin ze de aangifte doen, terwijl die eigenlijk in een kwartaal later horen.
3. Ieder zakelijk etentje van de btw aftrekken
Sommige ondernemers doen dit nog steeds: de btw aftrekken van ieder zakelijk etentje. Dit mag echter niet altijd van de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft speciale regels als het gaat om btw terugvragen. Als je de btw van een zakelijke lunch of diner niet mag terugvorderen, dan moet je het bonnetje bewaren. Deze kosten vallen namelijk nog wel onder de zakelijke kosten.
4. Geen gebruik maken van aftrekposten
Er gelden voor veel zzp’ers speciale
aftrekposten van de Belastingdienst, zoals de Kleine Ondernemingsregeling (KOR). Via deze regeling kunnen kleine ondernemers die in een jaar minder dan € 20.000 omzet halen, in aanmerking komen voor belastingvermindering. Ondernemers die onvoldoende kennis hebben van aftrekposten van de Belastingdienst kunnen veel geld mislopen. Zorg er dus voor dat je als zzp’er weet welke regeling voor je situatie van toepassing is. Onze professionele boekhouders adviseren je graag.
5. Buitenlandse btw vermelden
Sommige ondernemers krijgen ook te maken met facturen uit of naar het buitenland. Hiervoor kunnen andere btw-regels gelden dan wat je als Nederlandse ondernemer gewend bent. De Belastingdienst kijkt naar een aantal zaken, zoals het land, het type klant, maar ook naar het type product of dienst. Voor iedere situatie kunnen de regels verschillen, wat voor veel verwarring en onoverzichtelijkheid kan zorgen bij zzp’ers. Een voorbeeld van een veel voorkomende fout bij btw-aangifte bij een aankoop in het buitenland, is het hanteren van de verkeerde btw-tarieven. Op de factuur wordt er een btw-percentage van 0% vermeld. Dan geef je de factuur op in de Nederlandse btw en betaal je over deze factuur ook de Nederlandse btw. In veel gevallen kun je de btw hierna weer aftrekken in de voorbelasting, maar veel zzp’ers gaan hier de fout in door de factuur compleet achterwege te laten bij de btw-aangifte.
Ook interessant:
Btw-aangiftes en administratie uitbesteden
Sinds 2016 worden de btw-aangiftes van ondernemers strenger gecontroleerd. Er wordt niet alleen gecontroleerd of je de btw-aangifte op tijd indient en op tijd hebt betaald, maar ook of de btw in het correcte tijdvak wordt aangegeven. Een boekhouder voor zzp, bv of mkb inschakelen voor het opzetten van een goede administratie is dan ook zeker geen overbodige luxe. Ook kun je de btw-aangiften uitbesteden aan je boekhouder, dan ben je er zeker van dat alles goed gebeurt. Vraag via onderstaand formulier gratis en vrijblijvend tot drie offertes aan van lokale boekhouders.