Veel zzp’ers moeten ieder jaar van de Belastingdienst de aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) doen. Vaak wordt het doen van btw-aangifte opgeschoven tot het laatste moment omdat veel ondernemers het simpelweg te druk hebben en dit over het hoofd zien, of omdat zij hier tegenop zien, omdat het niet bepaald je favoriete bezigheid is. Door de btw-aangifte gehaast op het laatste moment te doen worden er wel eens foutjes gemaakt. We leggen hieronder uit wat je moet doen als je een fout hebt gemaakt bij je btw-aangifte en we hebben de meest voorkomende fouten in btw-aangiftes voor je op een rijtje gezet.
Als je een fout hebt gemaakt met je btw-aangifte ben je als ondernemer verplicht om dit te melden bij de Belastingdienst. Als de Belastingdienst er zelf bij een controle achter komt dat je een fout hebt gemaakt en daardoor onvoldoende belasting hebt betaald, dan kun je hiervoor een boete krijgen. Probeer dit dus te voorkomen. Als je een factuur bent vergeten bij je btw-aangifte dan is dit geen probleem zolang je het op tijd meldt. Vaak kun je dit direct probleemloos corrigeren of kun je dit bij de eerstvolgende btw-aangifte verbeteren. Een fout verrekenen bij de volgende btw-aangifte is alleen mogelijk indien het gaat om een bedrag van minder dan € 1000,-. Een andere optie is om de fout te herstellen via een suppletieaangifte. Dit geldt allemaal natuurlijk ook als je een fout hebt gemaakt waardoor je juist te veel in plaats van te weinig belasting moet betalen.
Heb je een fout gemaakt bij je btw-aangifte dat gaat om een bedrag van meer dan € 1000,-? Dan moet je een suppletieaangifte doen. Dus je hebt of € 1000,- teveel betaald, of je hebt € 1000,- te weinig betaald. Met een suppletieaangifte corrigeer je deze fout. Deze aangifte dient als wijziging of als aanvulling op je bestaande btw-aangifte. Bij te weinig betaald krijg je een naheffing, bij teveel betaald krijg je dit bedrag terug van de Belastingdienst.
Het te laat indienen van de btw-aangifte is de fout die het vaakst voorkomt en ook het makkelijkst te voorkomen is. De Belastingdienst is streng wanneer het aankomst op de deadlines, want zelfs al is een digitale aangifte één minuut te laat, dan krijgt deze de status ‘te laat ingediend’. Dat is zonde, maar door goede reminders in te stellen voorkom je hiermee een hoop onnodige boetes. Hieronder bespreken we vijf andere veel voorkomende fouten die worden gemaakt bij btw-aangifte.
1. Verkeerde factuurdatum
2. De verkeerde maanden meegenomen
3. Ieder zakelijk etentje van de btw aftrekken
4. Geen gebruik maken van aftrekposten
5. Buitenlandse btw vermelden
Bij btw-aangifte worden alleen facturen meegenomen die in specifiek die periode gemaakt zijn. Er is dus geen onderscheid tussen facturen die betaald of onbetaald zijn. Dit heet ook wel ‘factuurstelsel’. Soms mogen ondernemers gebruik maken van het zogenaamde ‘kasstelsel’, hierbij wordt er wèl gekeken naar de betaaldatum. Wat de Belastingdienst hiermee wil bereiken is dat de btw-aangifte consequent wordt uitgevoerd. Dit wil zeggen op dezelfde manier en volgens hetzelfde systeem. Let er dus goed op of er wordt gekeken naar betaaldata of niet, want het komt regelmatig voor dat er naar de betaaldatum wordt gekeken, terwijl de factuur met de factuurdatum in een ander kwartaal moest worden geboekt.
In april doe je als ondernemer aangifte over het eerste kwartaal, dit zijn de maanden; januari, februari en maart. In juli doe je de aangifte over het tweede kwartaal, dit zijn de maanden; april, mei en juni. In oktober wordt aangifte gedaan over kwartaal 3, dit zijn de maanden; juli, augustus en september. Tot slot wordt er in januari aangifte gedaan over het vierde kwartaal over de maanden; oktober, november en december. Sommige zelfstandige ondernemers nemen ook de facturen van de maand mee waarin ze de aangifte doen, terwijl die eigenlijk in een kwartaal later horen.
Sommige ondernemers doen dit nog steeds: de btw aftrekken van ieder zakelijk etentje. Dit mag echter niet altijd van de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft speciale regels als het gaat om btw terugvragen. Als je de btw van een zakelijke lunch of diner niet mag terugvorderen, dan moet je het bonnetje bewaren. Deze kosten vallen namelijk nog wel onder de zakelijke kosten.
Er gelden voor veel zzp’ers speciale aftrekposten van de Belastingdienst, zoals de Kleine Ondernemingsregeling (KOR). Via deze regeling kunnen kleine ondernemers die in een jaar minder dan € 20.000 omzet halen, in aanmerking komen voor belastingvermindering. Ondernemers die onvoldoende kennis hebben van aftrekposten van de Belastingdienst kunnen veel geld mislopen. Zorg er dus voor dat je als zzp’er weet welke regeling voor je situatie van toepassing is. Onze professionele boekhouders adviseren je graag.
Sommige ondernemers krijgen ook te maken met facturen uit of naar het buitenland. Hiervoor kunnen andere btw-regels gelden dan wat je als Nederlandse ondernemer gewend bent. De Belastingdienst kijkt naar een aantal zaken, zoals het land, het type klant, maar ook naar het type product of dienst. Voor iedere situatie kunnen de regels verschillen, wat voor veel verwarring en onoverzichtelijkheid kan zorgen bij zzp’ers. Een voorbeeld van een veel voorkomende fout bij btw-aangifte bij een aankoop in het buitenland, is het hanteren van de verkeerde btw-tarieven. Op de factuur wordt er een btw-percentage van 0% vermeld. Dan geef je de factuur op in de Nederlandse btw en betaal je over deze factuur ook de Nederlandse btw. In veel gevallen kun je de btw hierna weer aftrekken in de voorbelasting, maar veel zzp’ers gaan hier de fout in door de factuur compleet achterwege te laten bij de btw-aangifte.
Sinds 2016 worden de btw-aangiftes van ondernemers strenger gecontroleerd. Er wordt niet alleen gecontroleerd of je de btw-aangifte op tijd indient en op tijd hebt betaald, maar ook of de btw in het correcte tijdvak wordt aangegeven. Een boekhouder voor zzp, bv of mkb inschakelen voor het opzetten van een goede administratie is dan ook zeker geen overbodige luxe. Ook kun je de btw-aangiften uitbesteden aan je boekhouder, dan ben je er zeker van dat alles goed gebeurt. Vraag via onderstaand formulier gratis en vrijblijvend tot drie offertes aan van lokale boekhouders.
Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor jou als ondernemer.
