Als zelfstandig ondernemer kom je in aanmerking voor de zelfstandigenaftrek en andere fiscale voordelen voor starters. Een voorwaarde hiervoor is wel dat je aan het urencriterium van 1225 uur voldoet en de urenregistratie hiervan bijhoudt. Lees in dit artikel waarom je urenregistratie moet bijhouden, hoe je dit doet en waarop je moet letten bij het kiezen van urenregistratie software.
Urenregistratie, ook wel urenadministratie of tijdschrijven genoemd, is het proces waarbij je alle uren administreert die je hebt besteed aan je onderneming. Bij een online urenregistratie boek je de uren in een online urenregistratie programma (software). Deze online urenregistratie software bewaart je gegevens veilig en centraal op een online plek. Hierdoor heb je altijd en op ieder moment toegang tot je urenregistratie.
Zoals we eerder al benoemden is een urenregistratie een voorwaarde van de Belastingdienst om te mogen profiteren van verschillende fiscale voordelen. Daarnaast geeft een goede urenadministratie meer inzicht in de gewerkte uren. Zo weet je precies hoeveel tijd je aan welk type activiteiten kwijt bent.
Ben je geen zzp’er en heb je medewerkers in dienst? Dan geef je de medewerkers met de urenregistratie de kans om op ieder moment de gewerkte uren in te zien. Hierdoor is er altijd duidelijkheid over de gewerkte uren en de uitbetaling van het salaris. Dit draagt bovendien bij aan een zorgvuldige rapportage van de opgebouwde verlofuren en vakantie.
Hierboven hebben we al verschillende voordelen van urenregistratie toegelicht. Hieronder geven we nog vijf aanvullende voordelen van urenregistratie:
Direct inzicht welke projecten rendabel zijn: door alle uren per project te registreren zie je direct waar veel uren in gaat zitten en wat weinig oplevert. Zo kun je sneller achterhalen welk project rendabel is en welke niet. Gebruik deze gegevens om in gesprek te gaan met de klant, wie weet biedt dit ruimte om over de prijs te onderhandelen.
Inzicht in voortgang van projecten: urenregistratie is handig om de voortgang van je projecten bij te houden. Je ziet direct welke projecten op schema liggen en waar nog eventueel bijsturing nodig is.
Sneller kunnen factureren: veel urenregistratie softwareprogramma’s zijn direct gekoppeld aan een facturatietool. Je kunt direct factureren en er worden automatisch betalingsherinneringen verstuurt.
Bewaking van tijdsbesteding: als je af en toe vergeet om uren bij te houden, dan is de kans groot dat je meer uren aan een project besteedt dan wat je factureert. Door online je urenregistratie bij te houden zie je in realtime waar eventueel te veel uren in gaan zitten.
Uren verantwoorden aan de klant: dit voordeel spreekt voor zich, je kunt alle gewerkte uren verantwoorden naar de klant toe.
Het registreren van de uren is voor zzp’ers niet verplicht, maar wel verstandig om te doen. Het geeft je meer inzicht en helpt je bij het bepalen van een uurtarief. Het registreren van de uren bewijst dat je een echte ondernemer bent en kunt voldoen aan het urencriterium van de Belastingdienst.
Uren vergeten bij te houden
Als het aantal opdrachtgevers toeneemt, krijg je het steeds drukker. Het kan dan voorkomen dat je de uren niet correct of überhaupt niet noteert. Je bent druk bezig voor verschillende opdrachtgevers op dezelfde dag en weet uiteindelijk niet meer hoeveel uur je hebt besteed aan welke opdrachtgever. Probeer om de uren goed bij te houden, want uiteindelijk levert het niet registreren van de uren niet alleen problemen op voor je opdrachtgevers, maar ook voor het urencriterium bij de Belastingdienst.
Letterlijk alle uren die je besteedt aan het runnen van je onderneming tellen mee voor het urencriterium. Dit zijn dus niet alleen de gefactureerde uren aan je klanten. Voorbeelden van uren:
Bijhouden van de administratie;
Het opstellen van facturen;
Het maken van offertes;
Het maken en bijhouden van uw website;
Marketing voeren;
Werkzaamheden voor klanten;
Reistijd naar klanten;
enzovoorts.
Uren die niet meetellen (samenwerkingsverband)
Indien je deel uitmaakt van een maatschap of vof, dan tellen je gewerkte uren niet mee voor het urencriterium in de volgende situaties:
De verbonden personen genieten van de winst als ondernemer, maar jij zelf niet. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij een ondermaatschap.
Je doet vooral (voor minstens 70%) ondersteunende werkzaamheden.
Het urencriterium werd bedacht om het zelfstandig ondernemerschap te stimuleren. Er wordt op deze manier voorkomen dat iedereen zich zomaar bij de KvK kan inschrijven en kan genieten van de speciale regelingen, ook al worden minimale werkzaamheden verricht. Het urencriterium is 1225 uur per jaar. Ook al start je je bedrijf op 1 juli (en werk je nog slechts 6 maanden), dan moet je toch 1225 uur volmaken in de resterende maanden om in aanmerking te komen voor de fiscale voordelen.
Het criterium geldt alleen als je 50% van je werktijd aan je onderneming hebt besteed. Dit geldt bovendien alleen als je de laatste 5 jaar ondernemer bent geweest. Als je in één van de afgelopen vijf jaren geen ondernemer was, dan hoef je hier niet aan te voldoen. Onderbrak je je werkzaamheden vanwege zwangerschap? Dan tellen de niet-gewerkte uren over een totaal van 16 weken toch mee als gewerkte uren. Je bewijst het urencriterium door iedere dag de uren die je in je bedrijf stopt te noteren. Houd een agenda bij en bewaar bewijzen, zoals facturen of je belgeschiedenis.
bij (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid heb je recht op het verlaagde urencriterium van 800 uur.
Er zijn twee verschillende manieren om je urenadministratie bij te houden: online uren registreren via een programma of de uren bijhouden in Excel. Beide manieren kennen hun voor- en nadelen, we lichten hieronder de verschillen toe.
We begrijpen dat niet iedereen toegang heeft tot een uitgebreid softwarepakket. Al zeker als startende ondernemer is het werken in Excel een optie. Urenregistratie in Excel is gratis en wordt meestal bij een pc, tablet of smartphone standaard meegeleverd. Een andere optie is een online versie gebruiken zoals Google Spreadsheets. Er zijn online verschillende gratis templates te vinden voor urenregistratie in Excel of Google Spreadsheets.
Een nadeel van het bijhouden van de uren in Excel is dat het allemaal te ingewikkeld wordt zodra je onderneming groeit. Je zult dan van allerlei formules moeten gebruiken om de verschillende werkbladen van verschillende opdrachtgevers en werkactiviteiten aan elkaar te kunnen koppelen. Daarnaast is een fout al snel gemaakt.
Bij een online urenregistratie kun je foutloos factureren. De meeste zzp’ers kiezen voor deze methode. De verantwoording van de uren gaat sneller en makkelijker, dit bespaart je een hoop tijd. Vaak is het mogelijk om de urenregistratie via een mobiele app te raadplegen, zo kun je op ieder gewenst moment bij de gegevens komen. Het bijhouden van de uren kost je dan slechts een minuutje, wat je prima kunt doen als je in de trein zit of in de auto stapt.
Er zijn gelukkig ook een hoop alternatieven voor Excel. Als zzp’er heb je ontzettend veel keuze uit verschillende urenregistratie softwareprogramma’s. Om de geschikte urenregistratie software te vinden is het belangrijk dat je eerst in kaart brengt welke functies je nodig hebt voor je urenadministratie.
Wil je bijvoorbeeld de urenregistratie kunnen koppelen aan je factuurprogramma? Of aan je boekhoudprogramma? Werk je het liefst met een agendafunctie? Dit zijn allemaal zaken om over na te denken.
Waarom moet ik mijn uren als zzp'er bijhouden?
Het bijhouden van je uren is belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van de tijd die je aan je werk besteedt. Het kan je helpen om je tarieven te bepalen, je facturering te vereenvoudigen en inzicht te krijgen in hoe je je tijd het effectiefst kunt besteden.
Hoe kan ik mijn uren als zzp'er bijhouden?
Er zijn verschillende manieren om je uren bij te houden. Je kunt bijvoorbeeld een Excel-spreadsheet gebruiken, een urenregistratie-app downloaden of een papieren dagboek bijhouden. Kies een methode die voor jou het meest praktisch is en die je consequent kunt bijhouden.
Moet ik mijn uren dagelijks bijhouden?
Het is aan te raden om je uren dagelijks bij te houden om een nauwkeurig overzicht te hebben van je werkzaamheden en om ervoor te zorgen dat je niets vergeet. Als je je uren eenmaal per week of maand bijhoudt, kan het lastig zijn om je werkzaamheden van die periode te herinneren en kun je je uren vergeten.
Wat moet ik opnemen in mijn urenregistratie?
Je dient de datum, het tijdstip, de duur van de activiteit en een beschrijving van de werkzaamheden die je hebt verricht op te nemen in je urenregistratie. Het is ook aan te raden om de klantnaam en het projectnummer op te nemen, zodat je gemakkelijk je facturen kunt opstellen.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn urenregistratie voldoet aan de belastingwetgeving?
Het is belangrijk om je urenregistratie te bewaren en te archiveren, zodat je deze indien nodig kunt overleggen aan de Belastingdienst. Het is ook aan te raden om je facturen te bewaren, aangezien deze als bewijs kunnen dienen van de gewerkte uren en de bijbehorende inkomsten. Raadpleeg een belastingadviseur als je twijfelt over de wettelijke vereisten voor je urenregistratie.
Hoe kan ik mijn urenregistratie gebruiken om mijn bedrijf te verbeteren?
Door je urenregistratie te analyseren, kun je inzicht krijgen in hoe je je tijd het effectiefst kunt besteden en waar je mogelijk je werkproces kunt verbeteren. Je kunt bijvoorbeeld zien welke taken je te veel tijd kosten en waar je meer efficiëntie kunt bereiken. Dit helpt je om je bedrijfsvoering te optimaliseren en je winst te verhogen.
Heb je hulp nodig van een deskundige boekhouder of accountant bij jou in de regio? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. We hebben een groot landelijk netwerk van aangesloten boekhouders, accountants en kantoren waardoor er altijd wel een specialist bij je in de buurt zit. Vul je aanvraag in via onderstaand formulier, dan brengen we je in contact met maximaal drie boekhouders bij je in de buurt.
Vergelijk gratis verschillende kantoren. Je zit nergens aan vast.
