Iedere werkgever in Nederland wordt door de Belastingdienst verplicht om zijn of haar salarisadministratie goed bij te houden. Via de salarisadministratie krijgt de Belastingdienst meer inzicht in de loonbetalingen aan je medewerkers. Als onderneming heb je verschillende mogelijkheden om de loonadministratie bij te houden:

• De salarisadministratie zelf doen

• De salarisadministratie uitbesteden

• Payrolling gebruiken (welke je ook zelf kunt doen of uitbesteden)

Als je meer dan 10 medewerkers in dienst hebt dan is de keuze al iets ingewikkelder dan wanneer je slechts één of twee medewerkers in dienst hebt. Hoe meer de onderneming groeit in aantal medewerkers, hoe lastiger het wordt om de salarisadministratie volledig zelf uit te voeren. Lees verder om te kijken welke optie het best bij jouw situatie past.

Voordelen uitbesteden salaris administratie

Het grootste voordeel van het outsourcen van de salarisadministratie is de enorme tijdbesparing. Je hoeft je niet helemaal te verdiepen in de wet- en regelgeving en bent direct af van alle administratieve rompslomp. Bovendien kunnen medewerkers met al hun vragen over salarisadministratie terecht bij het administratiekantoor of de boekhouder waar je de werkzaamheden aan uitbesteedt. Door je samenwerking met een administratiekantoor of boekhouder haal je ook meteen een sparringpartner in huis voor al je salarisvraagstukken. 

Een ander groot voordeel van het uitbesteden van salarisadministratie is dat je de verantwoordelijkheid volledig uit handen geeft. Zo beperk je de kans op boetes van de Belastingdienst, gezien de boekhouder verantwoordelijk is voor een correcte administratie. Maak hier duidelijke afspraken over met je boekhouder of het administratiekantoor waar je mee samenwerkt. Bij uitbesteding van salarisadministratie worden de loonstroken iedere maand keurig aangeleverd en hoef je niet te checken of alles wel klopt.

Nadelen uitbesteden salarisadministratie

Een nadeel wat outsourcing met zich meebrengt is dat het geld kost. Administratie vergt veel tijd, en tijd = geld. Veel boekhouders en administratiekantoren vragen een opstarttarief om gegevens van medewerkers allemaal in te voeren. Je betaalt vervolgens een vast bedrag per maand of salarisstrook. Uiteraard zal het uitbesteden duurder worden naarmate er meer medewerkers in dienst zijn. 

Een ander nadeel kan zijn dat je de stand van zaken in de administratie niet meer 100% voor ogen hebt. Door te outsourcen geef je de salarisadministratie uit handen en geef je ook een deel van de controle uit handen. Als je zelf maandelijks met de administratie aan de slag gaat dan heb je meer inzicht in hoe het ervoor staat. Meer dan wanneer je enkel een snelle blik op de maandelijkse rapportages werpt. Afhankelijk van de boekhouder of het administratiekantoor kun je zelfs niet op ieder moment toegang krijgen tot de data en analyses. Sommige boekhouders of administratiekantoren houden liever volledig de controle bij henzelf, waardoor je weinig invloed kunt uitoefenen op de gang van zaken.

Voordelen salarisadministratie zelf doen

Het zelf voeren van de salarisadministratie kent verschillende voordelen. Ten eerste zal je een hoop geld besparen. Je hoeft niet per medewerker of per salarisstrook te betalen, wat leidt tot een besparing van enkele honderden euro’s per jaar. Toch bespaar je waarschijnlijk minder dan je in eerste instantie denkt: je investeert een hoop eigen tijd of in een hr-medewerker. 

Je kunt tijd en geld besparen met het gebruik van de juiste software. Tijdrovende klussen worden geautomatiseerd waardoor je niet zelf voor iedere medewerker afzonderlijk mutaties hoeft te berekenen. Verlofaanvragen of declaraties zijn niet langer meer handmatig werk, maar worden door slimme software vanzelf opgepakt. Een groot voordeel van het gebruiken van software om de salarisadministratie zelf te voeren, is dat het vrijwel onmogelijk is voor software om fouten te maken. Foutieve data zal nooit worden overgenomen en de salarisberekeningen gebeuren geheel automatisch.

Een laatste voordeel is dat als je zelf salarisadministratie bijhoudt, je ook meer inzicht krijgt in de kosten van je medewerkers. Je hebt een goed inzicht in hoeveel uren er worden gewerkt, hoeveel een medewerker per maand kost en je blijft beter betrokken bij de medewerkers. Al met al neemt het inzicht in de gang van zaken enorm toe als je salarisadministratie zelf voert.

Nadelen salarisadministratie zelf doen

Toch kent salarisadministratie zelf doen ook een aantal nadelen. Je raadt het wellicht al, maar het grootste nadeel van salarisadministratie zelf voeren is de grote hoeveelheid tijd die het in beslag neemt. Je hebt tijd nodig voor de verwerking van de gegevens en moet tijd investeren in het up-to-date blijven van alle ontwikkelingen in de wet- en regelgeving. 

Daarnaast kost het kiezen van de juiste software even wat tijd. Neem niet de eerste de beste software die je tegenkomt, maar vergelijk verschillende aanbieders en weeg de voor- en nadelen van elk softwaresysteem tegen elkaar op. Kies vervolgens het softwaresysteem dat het best bij je prijs- en kwaliteitseisen past. Het zal uiteraard ook tijd kosten om de software te implementeren en eigen te maken. 

Ook zal je moeten investeren in kennis om bij te benen met de veranderende wet- en regelgeving voor salarisadministratie. Kennis is ontzettend belangrijk, omdat je geen onnodige boetes van de Belastingdienst wilt krijgen. Bij een klein bedrijf heb je waarschijnlijk geen hr-manager, wat betekent dat je je zelf moet verdiepen in alle ontwikkelingen. Om je op weg te helpen gaan we hieronder in op de wijzigingen rondom loonadministratie.