Als accountant zijn het hebben van voldoende capaciteit en een goede planning twee van de grootste uitdagingen. Vaak vinden er nog last minute wijzigingen plaats en wordt de agenda zo vol mogelijk gepland. Om het hoofd boven water te kunnen houden is het belangrijk om gebruik te maken van efficiënte planningstools voor accounting.
We bespreken in deze blog de vijf beste planningstools in accounting, lees snel verder en ontdek welke tool voor je kantoor geschikt is.
We bespreken hieronder de vijf beste tools voor efficiënte planning met ieder hun eigen voor- en nadelen:
QicsMilestones
Simplicate
Shiftbase
Gripp
Exact Project Management
Met de vernieuwde functies van QicsMilestones kun je een volledig overzicht houden van de planning en capaciteit. Deze geavanceerde planningstool is speciaal ontworpen voor accountants. Het biedt uitgebreide functionaliteit voor planning en integratie met andere boekhoudsystemen. Hoewel het krachtig is, kan de interface mogelijk wat minder gebruiksvriendelijk zijn en de prijs kan hoger zijn in vergelijking met andere tools.
Voordelen
Integratie met andere boekhoudsystemen
Uitgebreide planningsfunctionaliteit
Nadelen
Er zijn gebruiksvriendelijkere tools
Hogere prijs
Simplicate is een gebruiksvriendelijke planningstool met een eenvoudig te begrijpen interface. Deze software biedt accountants de mogelijkheid om planningen bij te houden en facturering te beheren. Het kan echter een beperktere planningsfunctionaliteit hebben in vergelijking met andere tools.
Voordelen
Gebruiksvriendelijke interface
Optie om facturering bij te houden
Nadelen
Beperktere planningsfunctionaliteit
Minder integratiemogelijkheden met kleinere boekhoudtools
Shiftbase is een tool die eenvoudige planning- en roosterfuncties biedt. Een groot voordeel is dat de tool via een mobiele app is te gebruiken, waardoor accountants eenvoudig hun planning onderweg kunnen beheren. Hoewel het gebruiksvriendelijk is, kan het minder geavanceerde rapportagemogelijkheden hebben en mogelijk minder integratiemogelijkheden bieden.
Voordelen
Geen opstartkosten
Maandelijks opzegbaar
Nadelen
Minder rapportagemogelijkheden
Minder integratiemogelijkheden
Gripp is een tool met uitgebreide projectmanagementmogelijkheden die ook geschikt is voor accountants. Deze software biedt daarnaast functionaliteit voor tijdregistratie. Het kan echter meer inspanning kosten om de software onder de knie te krijgen. Ook heeft de software minder focus op specifieke accountantstaken.
Voordelen
Uitgebreide planningsfunctionaliteit
Optie voor tijdregistratie
Nadelen
Er zijn gebruiksvriendelijkere tools
Minder focus op accountantspecifieke taken
Exact Project Management is een tool die specifiek is geïntegreerd met de Exact boekhoudsoftware. Het biedt functionaliteit voor planning en budgetbeheer. Hoewel het naadloos kan integreren met Exact, kan het mogelijk minder flexibiliteit bieden in planningsopties en een hogere prijs hebben in vergelijking met andere tools.
Voordelen
Integratie met Exact boekhoudsoftware
Optie om budgetten bij te houden
Nadelen
Beperktere planningsfunctionaliteit
Hogere prijs
Natuurlijk wegen de verschillende voor- en nadelen anders per kantoor. Probeer altijd een gratis demo uit om te kijken of de software voldoet aan je wensen en behoeften. Is er geen demo aanwezig? Neem dan direct contact op met de klantenservice van de betreffende tool en laat je verder adviseren.
Naast het hebben van geschikte planningssoftware zijn er zelf ook nog een aantal dingen die je kunt doen om de capaciteit en planning te optimaliseren. We hebben een aantal tips voor je op een rijtje gezet.
Plan je agenda niet te vol
Houd rekening met plotselinge wijzigingen of ad-hoc-werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het plannen. Houd dus ruimte over voor flexibiliteit. Plan niet alleen de ‘werkuren’, maar plan ook de overleggen en vakanties in. Dit geeft een duidelijker totaaloverzicht voor de medewerkers.
Plan niet te gedetailleerd
Houd de planning niet te algemeen zodat je niet meer weer waar het precies over gaat, maar maak de planning ook zeker niet te gedetailleerd. Als je te veel details in de planning stopt, dan wordt het ingewikkeld om dit voortdurend bij te houden en de planning te onderhouden.
Het is immers belangrijk dat je snel kunt inzien hoeveel uren je medewerkers aan een klant of project besteden.
Delegeer en werk samen
Verdeel de taken en verantwoordelijkheden onder de medewerkers op basis van hun vaardigheden en expertise. Een goede communicatie en samenwerking binnen het team verhoogt bovendien de productiviteit.
communiceer duidelijk, transparant en tijdig om verwachtingen te managen en mogelijke problemen te voorkomen.
Blijf op de hoogte van nieuwe regelgeving
Tot slot is het belangrijk om op de hoogte te blijven van veranderende regelgeving. Zorg ervoor dat je team up-to-date is en alle benodigde training en bijscholing krijg om op de hoogte te blijven van de nieuwste wetten, regels en ontwikkelingen.
Ben je zelf een boekhouder of accountant en wil je je aansluiten bij ons landelijke netwerk? Wij krijgen dagelijks tientallen aanvragen van ondernemers in heel Nederland. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken en krijg een vrijblijvende rondleiding door ons partnerportaal.
Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor jou als ondernemer.
