Overstappen financiële software in 12 stappen

6 minuten leestijd

Laatst bijgewerkt op 13-09-2023

Het overstappen naar nieuwe boekhoudsoftware kan een spannende en belangrijke stap zijn voor ieder bedrijf. Of u nu een boekhouder of een ondernemer bent, het is essentieel om ervoor te zorgen dat het overstapproces soepel verloopt en dat er geen belangrijke gegevens verloren gaan.

In deze blog hebben we een checklist van belangrijke punten uiteengezet voor accountantskantoren, boekhouders of ondernemers die willen overstappen naar een andere boekhoudsoftware.

In 12 stappen overstappen van boekhoudpakket

Analyseer de huidige situatie
Stel duidelijke doelen
Maak een selectie van softwareleveranciers
Stel een budget op
Plan de gegevensmigratie
Zorg voor training en opleiding van medewerkers
Plan de implementatie
Zorg voor beveiliging en naleving
Test en evalueer
Communiceer met medewerkers
Ondersteuning na de implementatie
Monitor en blijf optimaliseren

1. Analyseer de huidige situatie

Voordat u begint met het overstapproces, is het essentieel om de huidige situatie van het accountantskantoor grondig te analyseren. Identificeer de bestaande boekhoudsoftware die wordt gebruikt en beoordeel zorgvuldig de sterke en zwakke punten. Hierdoor kunt u een goed inzicht krijgen in de functies die ontbreken of tekortschieten en waar verbeteringen nodig zijn.

Een diepgaande analyse helpt ook om de specifieke behoeften van het kantoor te begrijpen, zoals schaalbaarheid, integratiemogelijkheden met andere tools en de capaciteit om aan de wettelijke vereisten te voldoen.

2. Stel duidelijke doelen

Het formuleren van duidelijke doelen is van cruciaal belang voor een succesvolle overstap naar nieuwe boekhoudsoftware. Definieer nauwkeurig wat u wilt bereiken met de nieuwe software en hoe deze doelen passen binnen de bredere strategische visie van uw kantoor.

Of het nu gaat om het verhogen van de productiviteit, het verkorten van de doorlooptijd van taken, het nauwkeuriger bijhouden van financiële gegevens, of het bieden van betere rapportagemogelijkheden, deze doelen zullen als leidraad dienen bij het selectie- en implementatieproces.

3. Maak een selectie van softwareleveranciers

Het grondig vergelijken van de functionaliteiten van verschillende softwareopties is een cruciale stap bij het kiezen van de beste boekhoudsoftware. Hierbij is het belangrijk om te beoordelen hoe goed elke software voldoet aan de specifieke behoeften van het kantoor.

Besteed voldoende tijd aan het onderzoeken en vergelijken van verschillende leveranciers om er zeker van te zijn dat ze aan de behoeften van het accountantskantoor kunnen voldoen. Enkele belangrijke functionaliteiten om te vergelijken zijn het hebben van een mobiele app, of er elektronische btw-aangiftes mee gedaan kunnen worden of dat er bankafschriften kunnen worden geïmporteerd.

Let niet alleen op de functionaliteit van de software, maar ook op de reputatie van de leverancier, de mate van klantenservice en ondersteuning die ze bieden, en de prijs-kwaliteitverhouding van hun oplossing.

4. Stel een budget op

Het opstellen van een realistisch budget voor het overstappen naar nieuwe boekhoudsoftware is essentieel om financiële verrassingen te voorkomen. Naast de kosten van de softwarelicenties, moeten ook de kosten voor implementatie, training, eventuele maatwerkoplossingen en toekomstige ondersteuning worden meegenomen.

Vaak bieden leveranciers meerdere pakketten aan met verschillende functionaliteiten en opties tegen verschillende prijspunten. Het is verleidelijk om te kiezen voor het goedkoopste pakket om kosten te besparen, maar dit kan ertoe leiden dat u als boekhouder of accountantskantoor bepaalde essentiële functies mist die u nodig heeft. Vergelijk de functionaliteiten van elk pakket grondig met de specifieke behoeften van uw kantoor.

Tip: overweeg welke functies echt noodzakelijk zijn voor het accountantskantoor en welke functies als "nice-to-have" worden beschouwd. Kies vervolgens een pakket dat voldoet aan de belangrijkste vereisten en binnen het budget past. Het kan de moeite waard zijn om te investeren in een iets duurder pakket als dit leidt tot verbeterde efficiëntie, nauwkeurigheid en productiviteit voor het kantoor op de lange termijn.

5. Plan de gegevensmigratie

Gegevensmigratie is een kritische fase in het overstapproces, waarbij de bestaande gegevens van uw kantoor worden overgebracht naar het nieuwe systeem. Een zorgvuldige planning en uitvoering zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat er geen gegevens verloren gaan of beschadigd raken tijdens de migratie. Zorg ervoor dat de nieuwe software compatibel is met de bestandsformaten van de oude gegevens en voer uitgebreide tests uit om te controleren of alle gegevens correct zijn overgedragen.

6. Zorg voor training en opleiding van medewerkers

Het succesvolle gebruik van de nieuwe boekhoudsoftware staat of valt met de bekwaamheid van de medewerkers. Zorg daarom voor uitgebreide training en opleiding om ervoor te zorgen dat alle medewerkers vertrouwd raken met de nieuwe software en weten hoe ze alle functies optimaal kunnen benutten. Training kan op verschillende manieren worden geleverd, zoals klassikale sessies, e-learningmodules of individuele coaching, afhankelijk van de behoeften en voorkeuren van het personeel.

7. Plan de implementatie

Een gestructureerd implementatieplan is van vitaal belang om ervoor te zorgen dat het overstapproces soepel verloopt. Het plan moet duidelijke mijlpalen, deadlines en verantwoordelijkheden bevatten, zodat het hele team op de hoogte is van wat er van hen wordt verwacht en wanneer. Het is ook raadzaam om een proefperiode in te bouwen, waarin het nieuwe systeem parallel aan het oude systeem wordt uitgevoerd, om eventuele problemen te identificeren en op te lossen voordat de volledige overstap plaatsvindt.

8. Zorg voor beveiliging en naleving

Accountantskantoren verwerken gevoelige financiële informatie en moeten ervoor zorgen dat de nieuwe boekhoudsoftware voldoet aan hoge normen van beveiliging en naleving. Kies een softwareleverancier die de nieuwste beveiligingsmaatregelen biedt, zoals gegevensversleuteling, meervoudige verificatie en toegangsbeperkingen. Daarnaast moeten accountantskantoren ervoor zorgen dat de nieuwe software voldoet aan alle relevante wettelijke voorschriften, zoals de AVG of GDPR.

9. Test en evalueer

Het testen van de nieuwe boekhoudsoftware is van cruciaal belang voordat deze volledig operationeel wordt. Voer uitgebreide tests uit om ervoor te zorgen dat alle functies correct werken en aan de verwachtingen voldoen. Bovendien biedt het testen de mogelijkheid om feedback van medewerkers te verzamelen, zodat eventuele problemen of verbeterpunten kunnen worden geïdentificeerd en aangepakt voordat de software in gebruik wordt genomen.

10. Communiceer met medewerkers

Open communicatie met medewerkers is van groot belang tijdens het overstapproces. Informeer hen tijdig over de veranderingen die zullen plaatsvinden en benadruk de voordelen van de nieuwe boekhoudsoftware. Moedig medewerkers aan om vragen te stellen en eventuele zorgen te uiten, zodat je deze kunt aanpakken en weerstand kunt verminderen. Een goede communicatie zorgt voor betrokkenheid en draagvlak bij het personeel, wat de overgang naar de nieuwe software bevordert.

11. Ondersteuning na de implementatie

Na de implementatie van de nieuwe boekhoudsoftware is het belangrijk om doorlopende ondersteuning aan te bieden aan medewerkers. Technische ondersteuning moet direct beschikbaar zijn om eventuele problemen of vragen snel op te lossen. Daarnaast kunnen regelmatige trainingssessies of updatesessies ervoor zorgen dat medewerkers hun kennis en vaardigheden blijven verbeteren, waardoor ze het maximale uit de nieuwe software kunnen halen.

12. Monitor en blijf optimaliseren

Het overstapproces eindigt niet met de implementatie van de nieuwe boekhoudsoftware; het is een continu proces. Monitor regelmatig hoe de software presteert en verzamel feedback van medewerkers om te bepalen of de gestelde doelen zijn bereikt. Identificeer gebieden waar verdere optimalisatie mogelijk is en pas de processen aan om maximale efficiëntie en waarde uit de software te halen.

Door voortdurend te evalueren en te verbeteren, kan het accountantskantoor het meeste uit de nieuwe boekhoudsoftware halen en aan de steeds veranderende behoeften blijven voldoen.

Ik zoek een boekhouder

Bent u op zoek naar een betrouwbare boekhouder in de buurt? Wij werken samen met een groot netwerk aan boekhouders en accountantskantoren die u graag verder helpen met de boekhouding van uw bedrijf.

Vul onderstaand contactformulier in en dan nemen we zo snel mogelijk telefonisch contact met u op om de aanvraag te bespreken.