Ben je onlangs gestart als zzp’er en van plan om de eerste offerte de deur uit te sturen? Een eerste offerte opstellen kan best lastig zijn. De offerte moet er tiptop in orde uitzien, want de uitstraling en inhoud van de offerte kan een potentiële klant doen overtuigen of juist laten afhaken. In dit artikel bespreken we waar een goede offerte aan moet voldoen en laten we een voorbeeld zien van hoe een goede offerte uitziet.
Heb je een goede indruk gemaakt tijdens een acquisitiegesprek? Sleep de klus dan binnen door een ijzersterke offerte te versturen. Een offerte weergeeft niet alleen het uurtarief en de prijs, maar zegt ook iets over jou als ondernemer.
In de offerte leg je vast welke werkzaamheden je gaat verrichten, wat de planning hiervan is en welke gezamenlijke afspraken worden gemaakt. Door een offerte duidelijk en compleet op te stellen voorkom je dat er later onduidelijkheid bestaat.
Er is geen standaard format voor een offerte, maar toch bestaat een offerte meestal uit een vast aantal onderdelen. Veel ondernemers gebruiken een gratis online programma om een offerte op te stellen, waarmee je uit verschillende templates kunt kiezen en dus niet zelf alle onderdelen hoeft te bedenken. Ook kun je ervoor kiezen om via Excel of Word een offerte te maken, maar dat vergt wel extra tijd.
Checklist goede offerte
Een goede offerte bevat in ieder geval de volgende onderdelen:
Offertenummer
Offertedatum
Gegevens van je bedrijf
Gegevens van je klant
Je bedrijfslogo
Samenvatting van de werkzaamheden
De planning van de werkzaamheden
Je uurtarief of totaalprijs (excl. of incl. btw)
Algemene voorwaarden
Geldigheid van de offerte
Vergeet in al je enthousiasme bij het opstellen van je eerste offerte niet om ook de offertedatum en het offertenummer erop te zetten. Door iedere offerte te voorzien van een offertenummer word je administratie een stuk overzichtelijker. Daarnaast kun je met een geldigheidsdatum meer druk op de klant leggen om tot een keuze te komen.
Stuur niet zomaar een mail naar uw (potentiële) klant met de werkzaamheden en prijzen, maar maak een duidelijk apart document. Een klant zal vast meerdere offertes aanvragen, dus het is professioneler en efficiënter om één document te hebben met daarin je bedrijfsgegevens en het logo. Het bedrijfslogo staat normaal gesproken bovenaan in een hoek van de offerte. Zorg er verder ook voor dat de bedrijfsnaam, het btw-nummer, bedrijfsadres en je contactgegevens erop staan.
Spits een offerte altijd toe op een specifieke klant en vermeld de gegevens van deze klant op de offerte. Dit zorgt voor een persoonlijkere en zakelijkere uitstraling. Let daarnaast op het btw-nummer, want veel particulieren zullen geen btw-nummer hebben, maar bedrijven wel. Vermeld het btw-nummer van het bedrijf ook op de offerte. Zo hoef je later niet meer naar dit nummer te vragen bij acceptering van de offerte. Ook kun je met het btw-nummer een bedrijf controleren, zodat je zeker weet of je potentiële partner betrouwbaar is.
Maak een duidelijke omschrijving van welke werkzaamheden je gaat uitvoeren. Om welke diensten of producten gaat het? En hoeveel tijd is er nodig om de diensten te implementeren en af te ronden? Zo wordt onduidelijkheid in de toekomst voorkomen. Door alle werkzaamheden duidelijk uit te lijnen kan de (potentiële) klant er bovendien voor kiezen om van bepaalde producten of diensten geen gebruik te maken of om juist extra gebruik ervan te maken.
Vermeld of de tarieven inclusief of exclusief btw zijn. Normaal gesproken worden bij offertes aan particuliere klanten de prijzen inclusief btw getoond en bij offertes aan bedrijven worden de prijzen exclusief btw getoond. Benoem ook de kosten per onderdeel/werkzaamheid en sluit af met een totaalprijs om een zo transparant mogelijke indruk achter te laten.
Sluit je offerte af met de algemene voorwaarden of met een link naar de algemene voorwaarden op je website. Door ze direct op de offerte te zetten laat je zien dat je transparant en professioneel te werk wilt gaan. Ook geeft dit extra vertrouwen. Een klant zal sneller besluiten om een samenwerking te starten als hij of zij een prettig en vertrouwd gevoel bij je krijgt. Vergeet tot slot niet om de geldigheid van de offerte te vermelden. De geldigheid die je opgeeft, is geheel aan jou om te bepalen, er is geen wettelijke geldigheidsduur.
Naast een mooie en duidelijke uitstraling van de offerte, zijn er nog wat manieren om als ondernemer de klant over de streep te trekken. We hebben een aantal tips voor je op een rijtje gezet:
Omschrijf het probleem wat de klant ervaart. Wat gebeurt er als de klant de situatie hetzelfde laat en geen samenwerking start? Schets de gevolgen.
Omschrijf daarnaast uiteraard hoe je dit probleem wegneemt via je diensten. Wat zijn de voordelen voor de klant om een samenwerking te starten met je?
Geef de klant een aantrekkelijke (exclusieve) aanbieding en laat dit terugkomen in de offerte. Geef duidelijk aan dat het een eenmalige korting betreft, zodat je niet hieraan vastzit de volgende opdrachten.
Gebruik woorden van je klant in de offerte. ‘Je gaf in ons gesprek aan dat…’ Zo laat je zien dat je goed luistert naar de klant en de vraag van de klant begrijpt. Gebruik een scherpe pakkende zin aan het begin van de offerte om meteen de aandacht te grijpen.
Verstuur een persoonlijke en pakkende e-mail zodra je de offerte verstuurt, zodat de (potentiële) klant ook daadwerkelijk de offerte zal gaan lezen.
Controleer de tekst aan het einde nog een keer goed of laat de tekst door iemand anders checken. Is de tekst niet te lang? Lezen de zinnen prettig? Staan er geen spelfouten in?
Je beslist natuurlijk helemaal zelf welke onderdelen allemaal op de offerte komen te staan. De bovengenoemde onderdelen zijn een richtlijn en zijn in de meeste gevallen onmisbaar om effectief zaken te kunnen doen. We hebben zelf ook een visueel voorbeeld van een offerte voor zzp’ers voor je opgesteld, bekijk hieronder onze factuur template.
Er zijn nog wat specifieke regels die opgaan in bepaalde situaties. Hieronder benoemen we een aantal veel voorkomende factuureisen die gelden bij verschillende situaties:
Als je gebruik maakt van de margeregeling dan plaats je geen btw op de factuur en moet u op de factuur de tekst ‘bijzondere regeling - gebruikte goederen’ erbij zetten.
Als je gebruik maakt van de kleineondernemersregeling (KOR), dan ben je vrijgesteld van btw. Vermeld op de factuur dat je gebruik maakt van de KOR en zet dus geen btw op de factuur.
Lever je goederen of diensten binnen Europa? Dan moet je in veel gevallen de btw verleggen. Je moet dan op de factuur ook je eigen btw-nummer vermelden. Zet er ook de tekst ‘btw verlegd’ bij.
Als je een factuur maakt voor een dienst die je hebt afgenomen bij een leverancier, dan moet je de tekst ‘factuur uitgereikt door afnemer’ vermelden.
Wat is een offerte?
Een offerte is een document waarin je als zzp'er aangeeft wat de prijs is voor de door de klant gevraagde producten of diensten.
Waarom is het belangrijk om een goede offerte te maken?
Met een goede offerte geef je de klant vertrouwen in je diensten en expertise en kun je de klant ervan overtuigen voor je te kiezen in plaats van voor de concurrent. Bovendien kun je met een offerte eventuele misverstanden voorkomen en meer duidelijkheid geven aan de klant.
Wat moet er in een goede offerte staan?
Een goede offerte bevat in ieder geval deze onderdelen:
Je contactgegevens
De contactgegevens van de klant
Een beschrijving van de diensten of producten
De prijs voor deze diensten of producten
Eventuele leveringsvoorwaarden
De geldigheidsduur van de offerte
Hoe bepaal ik de prijs voor mijn diensten of producten?
Je kunt de prijs bepalen op basis van je eigen kosten, zoals de uren die je maakt. Vaak kiezen zzp'er ervoor om een uurtarief te hanteren. Daarnaast kun je materiaalkosten en eventuele andere kosten zoals verzekeringen of belastingen in rekening brengen. Onze tip is om goed te vergelijken met de concurrent, wat vragen zij voor vergelijkbare diensten of producten?
Hoe maak ik mijn offerte overtuigend?
Je kunt je offerte overtuigender maken door deze te personaliseren voor de betreffende klant. Ga bijvoorbeeld in op de specifieke wensen en behoeften van de klant. Daarnaast kun je een review-rating toevoegen op je offerte om de tevredenheid van je klanten te benadrukken.
Hoe lang moet mijn offerte geldig zijn?
Het is gebruikelijk om een geldigheidsduur van de offerte aan te geven, bijvoorbeeld 30 dagen. Houd er wel rekening mee dat je in de drukke periodes misschien minder snel een offerte kunt opstellen dan verwacht. In dat geval moet de geldigheidsduur worden aangepast.
Hoe stuur ik mijn offerte op?
De meest voorkomende optie is om de offerte per e-mail te versturen of eventueel per post.
Vind je het toch maar druk en stressvol om alle administratie te regelen? Al zeker als starter begrijpen wij als geen ander dat boekhouding als een enorme last kan voelen. En dan hebben we het nog niet over het drukke eerste kwartaal van het jaar gehad. Wij hebben een hoop erkende boekhouders in ons netwerk beschikbaar die je maar al te graag willen helpen.
Start eenvoudig je aanvraag via onderstaand formulier, geef aan welke werkzaamheden je zou willen uitbesteden aan een boekhouder en wij regelen de rest. Na je aanvraag nemen we kort telefonisch contact met je op zodat we je met de beste boekhouder in ons netwerk kunnen matchen.
Besteed je administratie uit aan een professionele boekhouder!
