Waarom financiële administratie op orde belangrijk?

Volg onderstaande 8 stappen voor een topadministratie

Hieronder doorlopen we een aantal stappen waarmee je de administratie op orde kunt brengen.

Stap 1: Bewaar je documenten overzichtelijk

Maak als eerste een overzicht van al je inkomsten en uitgaven in bijvoorbeeld een Excel-sheet of Word-document. Breng een duidelijke indeling aan, zodat je maandelijks je uitgaven en vaste lasten kunt aflezen en ziet wat de inkomsten zijn. Pak je rekeningafschriften en noteer iedere afschrijving die maandelijks terugkomt. Ook kun je een indeling baseren op het type lasten (huur van het kantoorpand, zakelijke telefoonrekening, salaris van medewerkers, gas/water/licht, etc.). Vergeet niet om eventuele toeslagen en vergoedingen te vermelden. 

Stap 2: Bekijk regelmatig je mail en post

Controleer dagelijks je mail en post om te kijken of er facturen liggen voordat je te laat bent met betalen. Je krijgt niet altijd een herinnering van betaling, maar het is wel fijn als je direct weet als je een factuur moet betalen. Dan kun je de betaling op een moment inplannen dat voor jou uitkomt en kun je rekening houden met de uitgaven op dat moment waardoor je de situatie hierop kunt afstemmen. 

Stap 3: Betaal rekeningen direct

Daarop aansluitend raden wij aan om direct je facturen te betalen, al helemaal als je nog weinig inzicht hebt in je financiën. Bovendien voorkom je zo dat je vergeet om de factuur te betalen, waarmee onnodige boetes worden voorkomen. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om wat met de betaling te schuiven, zodat je langer over je geld beschikt. Noteer in dat geval goed wat de uiterlijke betaaldatum is.

Stap 4: Werk de administratie wekelijks bij

Probeer om zoveel mogelijk wekelijks je administratie bij te werken. De administratie stapelt zich al snel op en voor je het weet is de week voorbij en ben je te laat met het betalen van een factuur. Werk wekelijks de administratie bij en betaal je rekeningen op tijd. Probeer om de facturen zo veel als mogelijk op één plek te bewaren, zodat je alles snel kunt bijwerken. Plan de betalingen in zodat je deze niet vergeet of te laat bent.

Stap 6: Uitgaven (digitaal) bijhouden

Er zijn twee manieren om de uitgaven bij te houden: via papierwerk (map met tabbladen) alle administratie bijhouden of gebruikmaken van een digitaal boekhoudprogramma. Het digitaal bijhouden van de administratie heeft als voordeel dat alle facturen snel bij de hand zijn en er ook eenvoudig een back-up kan worden gemaakt. Er zijn veel handige programma’s die je zowel via je computer als via je smartphone kunt gebruiken. Kijk goed naar het verschil tussen gratis en betaalde boekhoudprogramma’s. Bij een gratis variant zitten meestal alleen de basis tools, zoals het boeken en verkopen en opmaken van de btw-aangifte. In uitgebreidere boekhoudprogramma’s kun je ook facturen automatisch laten maken en verwerken en kan de urenregistratie eenvoudig worden geregeld.