Stappenplan: hoe in 8 stappen je financiële administratie weer op orde brengen

5 minuten leestijd
Laatst bijgewerkt op 13-02-2024

Veel ondernemers worstelen met hun financiële administratie. Volgens het Nibud hebben vier op de tien mensen problemen met het bijhouden van de administratie. Hierdoor ontstaan er problemen als betalingsachterstanden, in het rood staan, onverwachte rekeningen en het verliezen van het overzicht. Je hebt waarschijnlijk hard gewerkt voor je geld, dus het is zonde als het geld maandelijks verdwijnt als gevolg van het niet op orde hebben van de geldzaken. In dit artikel helpen we je op weg met een stappenplan waarmee je de financiële administratie weer goed op orde kunt brengen. 

Op deze pagina:

Waarom financiële administratie op orde belangrijk?

Met een geordende administratie heb je meer inzicht in je financiële zaken. Door een helder inzicht kun je betere keuzes maken over waar je geld wel of niet heen gaat, wat er binnenkomt en wat er nog moet worden betaald. Daarnaast brengt een geordende administratie meer rust en vrijheid. Het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (Nibud) zegt hierover het volgende:
administratie op orde

Uit onderzoek blijkt dat mensen met een geordende administratie minder vaak betalingsachterstanden hebben, minder vaak een rekening over het hoofd zien en minder abonnementen hebben lopen waar ze niet meer vanaf wisten.

Volg onderstaande 8 stappen voor een topadministratie

Hieronder doorlopen we een aantal stappen waarmee je de administratie op orde kunt brengen.

Stap 1: Bewaar je documenten overzichtelijk

Maak als eerste een overzicht van al je inkomsten en uitgaven in bijvoorbeeld een Excel-sheet of Word-document. Breng een duidelijke indeling aan, zodat je maandelijks je uitgaven en vaste lasten kunt aflezen en ziet wat de inkomsten zijn. Pak je rekeningafschriften en noteer iedere afschrijving die maandelijks terugkomt. Ook kun je een indeling baseren op het type lasten (huur van het kantoorpand, zakelijke telefoonrekening, salaris van medewerkers, gas/water/licht, etc.). Vergeet niet om eventuele toeslagen en vergoedingen te vermelden. 

Stap 2: Bekijk regelmatig je mail en post

Controleer dagelijks je mail en post om te kijken of er facturen liggen voordat je te laat bent met betalen. Je krijgt niet altijd een herinnering van betaling, maar het is wel fijn als je direct weet als je een factuur moet betalen. Dan kun je de betaling op een moment inplannen dat voor jou uitkomt en kun je rekening houden met de uitgaven op dat moment waardoor je de situatie hierop kunt afstemmen. 

Stap 3: Betaal rekeningen direct

Daarop aansluitend raden wij aan om direct je facturen te betalen, al helemaal als je nog weinig inzicht hebt in je financiën. Bovendien voorkom je zo dat je vergeet om de factuur te betalen, waarmee onnodige boetes worden voorkomen. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om wat met de betaling te schuiven, zodat je langer over je geld beschikt. Noteer in dat geval goed wat de uiterlijke betaaldatum is.

Stap 4: Werk de administratie wekelijks bij

Probeer om zoveel mogelijk wekelijks je administratie bij te werken. De administratie stapelt zich al snel op en voor je het weet is de week voorbij en ben je te laat met het betalen van een factuur. Werk wekelijks de administratie bij en betaal je rekeningen op tijd. Probeer om de facturen zo veel als mogelijk op één plek te bewaren, zodat je alles snel kunt bijwerken. Plan de betalingen in zodat je deze niet vergeet of te laat bent.

Stap 5: Houd uitgaven (en overbodige kosten) goed bij

Belangrijk bij het ordenen van financiële administratie is het nagaan welke kosten overbodig zijn. Heb je dubbele verzekeringen? Of abonnementen van bepaalde systemen lopen waarvan je eigenlijk nooit gebruikmaakt? Schrijf deze zaken op en zet ze eventueel stop. Ook is het goed om te checken of je in aanmerking komt voor eventuele vergoedingen of toeslagen en na te gaan welke zakelijk aftrekbare kosten je maakt.
administratie op orde
 

Stap 6: Uitgaven (digitaal) bijhouden

Er zijn twee manieren om de uitgaven bij te houden: via papierwerk (map met tabbladen) alle administratie bijhouden of gebruikmaken van een digitaal boekhoudprogramma. Het digitaal bijhouden van de administratie heeft als voordeel dat alle facturen snel bij de hand zijn en er ook eenvoudig een back-up kan worden gemaakt. Er zijn veel handige programma’s die je zowel via je computer als via je smartphone kunt gebruiken. Kijk goed naar het verschil tussen gratis en betaalde boekhoudprogramma’s. Bij een gratis variant zitten meestal alleen de basis tools, zoals het boeken en verkopen en opmaken van de btw-aangifte. In uitgebreidere boekhoudprogramma’s kun je ook facturen automatisch laten maken en verwerken en kan de urenregistratie eenvoudig worden geregeld.

Tip: kies je er liever voor om administratie via papier te bewaren, gebruik dan verschillende tabbladen zodat je een duidelijk onderscheid tussen de rekeningen maakt.

Stap 7: Opbergen

Aanhakend op stap 6 is het belangrijk om alles op één plek te bewaren, doe dus alles op papier of alles op de computer. Als je online je administratie bijhoudt, dan is het belangrijk dat je de gegevens van de e-mailadressen, gebruikersnamen, wachtwoorden en pincodes veilig opbergt op een vaste plek. Sla je wachtwoord bijvoorbeeld op in een online wachtwoordenkluis. Indien je alles in mappen bewaard, zorg er dan voor dat je deze papieren in ieder geval vijf jaar opbergt. De Belastingdienst mag namelijk tot vijf jaar terug de belasting navorderen, het is dan ook wettelijk verplicht om de administratie zeven jaar te bewaren. Sommige documenten moet je permanent bewaren, zoals arbeidscontracten. 

Stap 8: Houd een jaarlijkse opruiming

Tot slot is het een goed plan om ieder jaar een opruiming te houden van uw administratie. In maart vindt de jaarlijkse belastingaangifte plaats, wellicht is dit een goed moment voor de opruiming. Gooi documenten weg die je niet meer nodig heeft, bijvoorbeeld:

  • Na één jaar: verzekeringspolissen die niet meer gelden
  • Na twee jaar: alle salarisstroken
  • Na drie jaar: sommige jaarafrekeningen
  • Na vijf jaar: btw-aangifte, pensioenoverzichten

Hulp bij je administratie nodig?

Is je financiële administratie op dit moment nog een rommeltje? Het vinden van een goede boekhouder kan een grote uitdaging zijn. Boekhouders.nl helpt je graag bij het vinden van de perfecte partner die de administratie uit handen neemt. Al meer dan 12.000 opdrachtgevers in heel Nederland gingen je voor. Wil je ook de voordelen van een geordende administratie ervaren? Vraag via onderstaand formulier gratis en vrijblijvend offertes aan van boekhouders/accountants bij jou in de buurt.

Begin mijn aanvraag (100% vrijblijvend)

4,6
130 beoordelingen
Werkzaamheden
Bedrijfsvorm*
Bedrijfsleeftijd
Beveiligde verbinding
Vraag gratis een offerte aan!

Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor jou als ondernemer.