Factuur of bon kwijt: wat doe ik met mijn boekhouding?

Bijgewerkt op 19-09-2024
Leestijd: 4 min

De cijfers, facturen en bonnen vormen de basis voor weloverwogen beslissingen en strategische planning. Echter, wat doe je als je te maken krijgt met het vervelende scenario waarin je een factuur of bon kwijtraakt? In deze blog gaan we dieper in op dit vraagstuk en geven we waardevolle inzichten over hoe je je boekhouding effectief kunt beheren, zelfs wanneer documenten zoekraken.

Boekhouding uitbesteden
Op deze pagina:

Boekhouding zonder bon, hoe te werk gaan?

Het kan voorkomen dat je een betaling hebt gedaan zonder een fysieke bon te ontvangen. Dit betekent echter niet dat de transactie verloren gaat in je boekhouding. Moderne boekhoudsystemen bieden de mogelijkheid om dergelijke betalingen zonder bon te verwerken. Maak gebruik van omschrijvingen en notities om de aard van de uitgave vast te leggen. 

Het is ook verstandig om, indien mogelijk, alternatieve bewijsstukken te verzamelen, zoals e-mailcorrespondentie of elektronische betalingsbewijzen. Op deze manier blijft je financiële overzicht compleet en nauwkeurig, zelfs als de traditionele papieren bon ontbreekt. 

Boekhouder inschakelen
factuur kwijt boekhouding

Wel recht op kostenaftrek, geen recht op btw-teruggave

Het goede nieuws is dat je als ondernemer recht hebt op kostenaftrek in zowel de inkomstenbelasting als de vennootschapsbelasting. Dit betekent dat je bepaalde zakelijke kosten kunt aftrekken van je belastbare winst, waardoor je uiteindelijk minder belasting hoeft te betalen. Dit kan aanzienlijk bijdragen aan het gezond houden van je financiën. 

Echter, het is belangrijk op te merken dat dit recht op kostenaftrek niet van toepassing is op de omzetbelasting, ook wel bekend als btw. Het verlies van een factuur of bon kan je recht op btw-teruggave in gevaar brengen. Zorg er dus voor dat je je financiële administratie nauwkeurig bijhoudt, zelfs als je de betreffende documenten kwijtraakt.

De Belastingdienst informeren bij verlies van boekhouding

Soms kunnen onverwachte gebeurtenissen, zoals brand of waterschade, leiden tot het verlies van je gehele boekhouding. Hoewel dit een stressvolle situatie kan zijn, is het belangrijk om kalm te blijven en de juiste stappen te ondernemen. 

Als je geconfronteerd wordt met het verlies van je boekhouding, moet je dit onmiddellijk melden bij de Belastingdienst. Dit voorkomt problemen met betrekking tot je fiscale verplichtingen en houdt de communicatie open met de belastingautoriteiten. Bovendien kan de Belastingdienst je verder begeleiden bij het reconstrueren van je boekhouding en het indienen van vereiste rapporten. 

Tip:

kijk ook of je verzekerd bent. Bij een verzekering tegen brand of waterschade hoort vaak een reconstructie-clausule. Je kunt de kosten die je maakt om je administratie terug te krijgen in dat geval verhalen op de verzekering.

Bewaarplicht van zakelijke administratie

De bewaartermijn van financiële administratie van 7 jaar is een juridische verplichting die soms overweldigend kan lijken. Toch is deze plicht belangrijk voor het waarborgen van transparantie, verantwoording en naleving van belastingregels. Tijdens deze periode kunnen aanzienlijke veranderingen plaatsvinden, en het verlies van zelfs één enkele verkoopfactuur kan een hiaat in je administratie veroorzaken. 

Daarom is het van groot belang om niet alleen te begrijpen welke documenten onder deze bewaarplicht vallen - zoals facturen, bonnen, contracten, bankafschriften en andere relevante financiële gegevens - maar ook om effectieve systemen te implementeren die de toegankelijkheid en integriteit van deze gegevens gedurende de hele periode van 7 jaar waarborgen. 

Zo ben je niet alleen bezig met het voldoen aan de wettelijke vereisten, maar pluk je ook de voordelen van een goed georganiseerde administratie, zowel voor zakelijke besluitvorming als voor een soepele relatie met de Belastingdienst.

Een professionele boekhouder inhuren

Een goed georganiseerde boekhouding is niet alleen een vereiste, maar een investering in de stabiliteit en groei van jouw onderneming. Het verlies van facturen of bonnen mag geen obstakel zijn dat je ervan weerhoudt om je financiën effectief te beheren. 

Door te begrijpen hoe je met deze uitdagingen kunt omgaan en door samen te werken met een professionele boekhouder, leg je een stevig fundament voor je financiële toekomst. Houd altijd in gedachten dat je inzet voor nauwkeurige boekhouding je bedrijf op de lange termijn ten goede zal komen. 

Kom gratis en vrijblijvend in gesprek met verschillende boekhouders of accountants bij jou in de buurt via het contactformulier hieronder. We nemen zo snel mogelijk telefonisch contact met je op om je aanvraag te bespreken. 

Begin mijn aanvraag (100% vrijblijvend)

4,6
226 beoordelingen
Werkzaamheden
Bedrijfsvorm*
Bedrijfsleeftijd
Beveiligde verbinding
Vraag gratis een offerte aan!

Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor jou als ondernemer.