Een groot deel van de ondernemers lost een toename in werk op door zelf meer uren te maken. Toch kan het hebben van personeel voor je eenmanszaak een uitkomst zijn om de werkdruk te beperken en de kwaliteit te waarborgen. Kom er op deze pagina achter of personeel aannemen voor je eenmanszaak de juiste keuze is en waar je op moet letten bij het aannemen van je eerste medewerker.
Het antwoord hierop is: ja, je mag personeel aannemen voor je eenmanszaak. Je mag zelf beslissen hoeveel medewerkers je in dienst neemt, hier is geen limiet voor. Daarnaast blijft je rechtsvorm hetzelfde, dus je behoudt je eenmanszaak.
De term ‘eenmanszaak’ verwijst dan ook niet naar het aantal werkzame mensen binnen je onderneming, maar naar de keuze van de rechtsvorm aan de start van je onderneming toen je je bij de KvK inschreef.
Er zijn bepaalde regels verbonden aan het aannemen van personeel uit het buitenland. Zo moet je eerst proberen om werknemers te vinden binnen de Europese Economische Ruimte (EER), oftewel Europese landen plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein en Zwitserland. Lukt dit niet? Dan mag je ook in andere landen personeel zoeken. Je moet in dat geval wel bij het UWV kunnen aantonen dat je in de EER landen en Zwitserland heeft gezocht. Er is geen verdere werkvergunning nodig.
Internationaal bedrijf
Als een buitenlands bedrijf of zelfstandige uit de EER of Zwitserland tijdelijk in Nederland wil komen werken, dan moeten ze zich vooraf melden bij het Nederlandse online meldloket. De arbeidsinspectie zal controleren of ze de arbeidsvoorwaarden krijgen waar ze recht op hebben. De enige taak voor jou als (toekomstige) opdrachtgever is om te controleren dat er goed wordt gemeld.
Ben je aan het twijfelen of je wel of geen personeel wilt aannemen? Dan is het goed om eerst eens te kijken naar de redenen waarom je denkt personeel nodig te hebben. Het is voor veel ondernemers namelijk een grote stap die samengaat met de nodige risico’s om personeel aan te nemen. Toch is het aannemen van personeel vaak dé manier om je onderneming verder te laten groeien.
Hieronder benoemen we enkele signalen die aangeven dat het tijd is om personeel aan te nemen:
De werkdruk neemt toe;
De kwaliteit van het werk gaat hierdoor achteruit;
Je loopt kansen mis omdat je opdrachten moet afzeggen;
Je mist het krijgen van feedback en ondersteuning.
Wil je niet direct personeel in dienst aannemen, maar ben je toch op zoek naar ondersteuning bij werkzaamheden? Er zijn verschillende alternatieve arbeidsovereenkomsten die de financiële risico’s laag houden en je toch helpen om de werkdruk te verminderen. Denk hierbij aan de volgende soorten arbeidsovereenkomsten:
Freelancers: een freelancer werkt voor zichzelf en heeft geen personeel in dienst. Er is geen dienstverband. Een freelancer factureert zelf naar het bedrijf, dus hier is het minste omkijken naar.
Uitzendkrachten: een uitzendkracht werkt in dienst van een uitzendbureau. Het uitzendbureau regelt zelf de werving van personeel en salarisadministratie met bijbehorende verzekeringen voor de werknemer.
Payrolling: een payroller werkt in principe als een freelancer via een payrollbedrijf. Je zorgt zelf voor de werving van nieuw personeel, maar het payrollbedrijf verzorgt de facturen, salarisadministratie en verzekeringen.
Oproepkrachten: een oproepkracht heeft vaak een nulurencontract. Als er weinig werk is, hoeft je deze oproepkracht niet in te zetten en (meestal) ook niet te betalen.
Stagiairs: er zijn ook eenmanszaken die overwegen om een stagiaire aan te nemen. Een stagiair loopt stage in je bedrijf als onderdeel van zijn of haar opleiding. Een stagiair is goedkoper dan een vaste werknemer en is tijdelijk in dienst. Wel is het belangrijk om er rekening mee te houden dan een stagiaire meer begeleiding nodig heeft en waarschijnlijk minder ervaring heeft.
Als je je bedrijf voor het eerst gaat uitbreiden, dan zul je vast tegen de termen payroll en salarisadministratie aanlopen. Wat is nu het verschil tussen deze twee? Bij payrolling wordt het werkgeverschap en de werkgeverslasten uitbesteed aan een derde partij. Als je nieuwe werknemers aanneemt via payrolling, worden de risico’s dus verlegd naar de derde partij. Je draait niet op voor de kosten van doorbetaling van het salaris bij ziekte of plotselinge arbeidsongeschiktheid.
Neem je zelf werknemers in dienst als juridische werkgever? Dan ben je dus ook verantwoordelijk voor het voeren van de salarisadministratie. Je blijft eindverantwoordelijke en betaalt de salarissen zelf. Het is dan dus belangrijk om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
controleer of je een modelovereenkomst nodig heeft. Zo voorkom je dat de Belastingdienst je aanmerkt als ‘schijnzelfstandigheid’ en je onverwacht loonbelasting en/of sociale premies moet betalen.
Als je iemand in dienst neemt, dan stel je een arbeidscontract met arbeidsvoorwaarden op. Een arbeidscontract, ook wel arbeidsovereenkomst genoemd, weergeeft alle afspraken tussen werkgever en werknemer. Werk je in een sector waarvoor een cao is opgesteld? Dan ben je verplicht om je aan deze arbeidsvoorwaarden te houden. Je mag aanvullende voorwaarden opstellen, maar je mag geen wijzigingen doen die tegen de voorwaarden van de cao ingaan. Naast de arbeidsvoorwaarden zijn er nog meer zaken die je in een arbeidscontract vastlegt, zoals:
Naam en woonplaats van werkgever en werknemer;
Functie;
Datum indiensttreding;
Duur van het contract;
Hoeveel uur per dag of week wordt gewerkt;
Hoogte van salaris;
Hoogte van vakantietoeslag;
Aantal vakantiedagen;
Duur van opzegtermijn;
Eventueel pensioenregeling;
Eventueel concurrentiebeding;
Eventueel je cao;
Eventueel lengte van proeftijd.
Hoe weet ik of mijn bedrijf onder de cao valt?
Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft een overzicht van alle geldende cao’s. Daarin kun je lezen of je bedrijf onder een cao valt. In de volgende situaties ben je verplicht om een cao toe te passen:
Als je de cao zelf hebt afgesloten met de vakbonden;
Als je lid bent van een werkgeversorganisatie die al een cao heeft afgesloten;
Als het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een cao voor je branche heeft vastgesteld.
Als je als eenmanszaak personeel aanneemt, dan kun je als inlener (opdrachtgever) gevaar lopen om aansprakelijk te worden gesteld voor betaling van loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekeringen. Met een g-rekening kun je je beschermen tegen aansprakelijkheid voor loonbelasting en premies indien de uitlener deze niet afdraagt aan de Belastingdienst en UWV. Een g-rekening is een geblokkeerde bankrekening waarmee alleen loonheffingen of btw kan worden betaald aan de Belastingdienst.
een zzp’er kan geen g-rekening openen. Een zzp’er heeft dan ook geen personeel in dienst en hoeft dus geen loonheffingen af te dragen.
Wat kost het eigenlijk om personeel aan te nemen als eenmanszaak? Dat is waarschijnlijk het eerste waar je aan denkt bij de uitbreiding van je team. Maak vooraf inzichtelijk of er voldoende budget voor personeel is. Breng je huidige omzet en winst in kaart en kijk via een exploitatiebegroting wat de verwachte winst of het verwachte verlies gaat zijn de komende drie jaar.
Breng ook in kaart wat een toekomstige werknemer die je wilt aannemen zal kosten en opbrengen. Personeelskosten bestaan naast brutosalaris ook uit personeelskosten, zoals vakantiegeld. Wat een werknemer zal opleveren hangt af van diegene zijn ervaring, de arbeidsvorm die je kiest en de rol die de medewerker binnen je bedrijf zal gaan vervullen. Een medewerker die alleen maar een ondersteunende functie heeft, zal misschien niet direct veel opleveren, maar creëert wel ruimte waarmee je meer opdrachten kunt aannemen.
Als je voor de eerste keer personeel aanneemt in je eenmanszaak, dan moet je je als werkgever bij de Belastingdienst en KvK registreren. Als je je als werkgever hebt gemeld bij de Belastingdienst, dan ontvang je automatisch een loonheffingsnummer. Met dit nummer moet je loonheffing inhouden op het salaris van je werknemer en aangifte doen. Geef vervolgens via het wijzigingsformulier op de website van de KvK door dat je personeel in dienst neemt.
Verplichtingen en risico’s als werkgever
Je bent privé verantwoordelijk voor je bedrijf en eventuele schulden. Als je je werknemers een arbeidscontract aanbiedt, dan ben je ook aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen en uitbetalen van het loon en de loonheffingen. Lees meer daarover hieronder.
Als werkgever heb je naast normale bedrijfsadministratie ook een aantal boekhoudverplichtingen. Zo moet je loonadministratie bijhouden voor jezelf en je medewerkers. Belangrijk hierbij zijn de administratie voor loonheffingen, een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemers en de loonstaat.
Pensioenregeling medewerkers
Een ander aspect wat moet worden geregeld is het pensioen. Als je sector een cao heeft dan moet dit sowieso worden geregeld. Je moet deze pensioenregeling dan aanbieden aan je werknemers. Is er geen cao? Dan mag je zelf beslissen of je wel of niet een pensioenregeling afsluit voor je medewerkers.
Sommige werkgevers willen een proeftijd afspreken. Als werkgever moet je dan schriftelijk vastleggen hoe lang de proeftijd is. Hoe lang de proeftijd is, hangt af van de duur van de arbeidsovereenkomst. Maar let op: proeftijd is nooit langer dan 2 maanden. Als de werknemer of werkgever tijdens de proeftijd het contract opzegt, dan moet diegene de reden daarvoor aangeven als de ander erom vraagt.
Hieronder gaan we in op veelgestelde vragen (FAQ) bij het aannemen van personeel als eenmanszaak.
Hoe moet ik me aanmelden dat ik werkgever word?
Als je voor het eerst personeel gaat aannemen, dan moet je je als werkgever registreren bij de Belastingdienst en KvK. Je moet je eerst aanmelden bij de Belastingdienst, je ontvangt dan een loonheffingsnummer waarmee je loonheffing moet inhouden op het salaris van je werknemer. Daarna geef je via de KvK door dat je personeel in dienst neemt.
Mag ik personeel uit het buitenland aannemen?
Het is zeker mogelijk om vanuit een Nederlands bedrijf personeel uit het buitenland aan te nemen. Buitenlands personeel kan een uitkomst zijn als je vanwege de krapte op de arbeidsmarkt in Nederland geen geschikt personeel kunt vinden. Je krijgt in dit geval wel te maken met extra regels, zoals het hebben van een werkvergunning.
Kan ik personeel aannemen via een subsidie?
Er zijn verschillende subsidies voor het aannemen van personeel. Denk aan het loonkostenvoordeel (LKV), het lage-inkomensvoordeel (LIV) en de loonkostensubsidie als je stagiaires, werknemers met een arbeidshandicap of werknemers ouder dan 56 jaar aanneemt.
We snappen dat je het te druk hebt om alle loonadministratie bij te houden voor je (toekomstige) medewerkers. Al zeker als je personeel uit het buitenland aanneemt heb je te maken met ingewikkelde regelingen. Wij hebben ervaren boekhouders door heel Nederland beschikbaar, dus ook bij jou in de buurt.
Start gratis en vrijblijvend je aanvraag via het formulier hieronder en kom in contact met professionele boekhouders uit je regio.
Vergelijk gratis verschillende kantoren. Je zit nergens aan vast.
