Cloud Boekhouden: de voor- en nadelen

Voor - en nadelen cloud boekhouden

Voordelen cloud boekhouden

• Boekhouden kan overal: of je nu in de trein onderweg bent naar je volgende afspraak of aan de andere kant van de wereld zit, je kunt vanaf overal bonnetjes makkelijk invoeren.
• Bespaar fysieke ruimte: al die klappers en papiersystemen kunnen de kast uit. Door papierloos te werken bespaar je een hoop ruimte op kantoor. Wist je dat je wettelijk verplicht bent om zeven jaar je administratie te bewaren? Digitaal gaat dit alleen maar eenvoudiger. Je hoeft geen bonnetjes te bewaren of facturen te printen. Maak een foto en upload dit in je boekhoudprogramma.
• Automatische back-ups en updates: als je computer stuk gaat, dan staat je boekhouding gelukkig nog online op de server opgeslagen. Er wordt altijd automatisch een back-up gemaakt door het boekhoudprogramma waardoor je gegevens altijd veilig opgeslagen zijn. Bovendien doet online cloudsoftware zichzelf automatisch updaten. Zo zul je nooit last hebben van een verouderde versie.
• Handige koppelingen maken: ontzettend handig voor ondernemers is om de zakelijke bankrekening te koppelen aan je online boekhoudprogramma. Het lezen van bankafschriften via een online boekhoudprogramma gaat snel en eenvoudig. Je hoeft niet langer meer zaken over te typen. Bovendien is er minder ruimte voor (menselijke) fouten. Ook kun je ervoor kiezen om een koppeling met de KvK te maken, of met je leveranciers of klanten. Alles geregeld vanuit één digitale plek.

Nadelen cloud boekhouden

• Internetverbinding noodzakelijk: alhoewel we net zeiden dat je overal de boekhouding kan doen, is het wel nodig een internetverbinding te hebben om te kunnen functioneren. In de meeste situaties is een internetverbinding op werk wel aanwezig, maar niet altijd op alle plekken is (gratis) Wi-Fi beschikbaar. Heb je dus geen internetverbinding? Dan kun je niet verder werken.
• Boekhoudsoftware kost ook geld: de grootte van het volume van de gegevensopslag enerzijds, en het aantal gebruikers anderzijds kunnen een grote invloed hebben op de prijs. Moeten er meerdere mensen gebruik van maken? Dan betaal je hier meestal extra voor. De functionaliteiten hebben dus direct invloed op de kosten. We raden je aan om prijzen en functies van verschillende cloud softwarepakketten te vergelijken. Houd er wel rekening mee dat je bedrijf mogelijk groeit in de (nabije) toekomst, waardoor je meer functionaliteiten nodig zult hebben.
• Geen controle over het systeem: als je in de cloud werkt, dan ben je afhankelijk van je service provider. Als er een probleem voordoet kun je dit enkel melden aan de provider, in plaats van dat je dit zelf kunt oplossen. Maak daarom een weloverwogen keuze in je provider bij de overstap naar de cloud.
• Pas op voor hackers: je bewaart je gegevens op een externe locatie, buiten je bedrijf dus. Hoewel de cloud een goede bescherming biedt, is het niet 100% uitgesloten dat hackers toegang tot je data kunnen krijgen.

Welke clouddienst is het beste?

De 5 beste gratis clouddiensten:

1. iCloud
2. Box
3. Google Drive
4. Microsoft OneDrive
5. Dropbox

iCloud
Gebruik je Apple-producten, zoals een MacBook of iPhone? Dan heb je vast wel eens iCloud voorbij horen komen. Apple heeft standaard iCloud in het besturingssysteem geïntegreerd bij haar producten. Je kunt gebruik maken van 5GB gratis opslagruimte, maar je kunt deze hoeveelheid altijd uitbreiden tegen betaling. iCloud slaat automatisch documenten en bestanden op.

De webinterface van iCloud is niet enkel voor Apple, maar werkt op iedere browser, ook op Windows. Het gebruik van iCloud is eenvoudig, want het zit al automatisch ingebouwd op de apparatuur. Maak je gebruik van Windows, maar wil je wel iCloud? Dan moet je het iCloud Control Panel downloaden.

Voordelen:

• Zeer geschikt voor Apple-producten
• Eenvoudig back-ups maken

Nadelen:

• Minder geschikt voor alternatieve browsers of besturingssystemen

Box
Box is een zakelijke clouddienst die gericht is op samenwerken. Je kunt bijvoorbeeld toegang tot bestanden geven met meerdere gebruikers. Ook kunnen mensen in een groep elkaars updates en aanpassingen delen. Met een gratis account kun je 10GB opslaan. Bedrijven kunnen er ook voor kiezen om een Business-, Business Plus- of zelfs een Enterprise-versie te nemen. De client Box Sync app is voor zowel Windows als Mac apparaten verkrijgbaar.

Box is echter niet bedoeld als een online back-upsysteem. Het richt zich meer op het delen van bestanden met verschillende mensen.

Voordelen:

• Makkelijk te beheren
• Razendsnel
• Samen werken aan bestanden

Nadelen:

• Niet geschikt als back-up
• Niet voor Linux
• Omslachtige installatie

Google Drive
Google Drive is een bekende cloudopslagdienst van Google. Je kunt documenten maken, opslaan en delen met andere gebruikers. Als je Google Drive op Windows installeert dan krijg je bovendien de optie om een heel officepakket erbij te installeren dat goed samenwerkt met de cloud. Een voordeel is dat de browser ook via een browser toegankelijk is.

Google geeft 15GB gratis bij het aanmaken van een account. De opslagruimte deel je wel met Gmail, mits je dit gebruikt. Voor bedrijven hebben ze de Google Apps for Business gecreëerd, waar je onbeperkt opslagruimte kunt krijgen.

Voordelen:

• Veel opslagruimte
• Goede integratie met andere Google-services

Nadelen:

• Minder geschikt als je weinig Google-diensten gebruikt
• Niet 100% NSA-proof (privacy)

Microsoft OneDrive
Iedereen die een Microsoft-account heeft, die beschikt automatisch al over een OneDrive. Je kunt direct met de opslagdienst aan de slag. Het maakt hierbij niet uit of je gebruik maakt van Apple of Windows.

Voor ondernemers is er een zakelijke versie die naast Office 365 ook met SharePoint werkt. Ook biedt dit een cloudgebaseerde bibliotheek voor je zakelijke documenten. Gebruikers krijgen 5GB gratis opslagruimte. Er zijn ook verschillende abonnementen om tegen betaling de opslagruimte uit te breiden. Gebruikers van Office 365 krijgen voor 7 euro per maand 1TB opslagruimte.

Voordelen:

• Goede integratie met Microsoft-software
• Werkt goed op Windows-apparaten

Nadelen:

• Microsoft-account vereist
• Werkt niet op alle platformen even goed

Dropbox
Dropbox is al jarenlang een bekende opslagdienst. De dienst biedt apps voor zowel Windows als Apple. In Dropbox kun je alle bestanden in de cloud opslaan die je wilt. Dit kunnen bestanden zijn, maar ook muziek, video’s of afbeeldingen. De gratis versie van Dropbox biedt meer dan enkel opslag. Er is ook een third-party app voor Windows Phone.

Binnen Dropbox kun je precies zien wanneer wie welke veranderd heeft doorgevoerd. Ook kun je een eerdere versie herstellen, mocht er iets fout gaan. De versiehistorie gaat terug tot 30 dagen bij een bestand.

Dropbox biedt gebruikers gratis 2GB aan opslag. Ook is er een pluspakket met 2TB extra opslagruimte. Er een zakelijke versie beschikbaar voor ondernemers die 3TB aan opslag biedt, deze kost 15 euro per maand per gebruiker.

Voordelen:

• Makkelijk te beheren
• Linux-ondersteuning
• Versiebeheer (historie)

Nadelen:

• Heeft geen waterdichte beveiliging

Cloud boekhoudprogramma’s

Hulp bij de overstap naar cloud boekhouding

Vul dan het formulier hieronder in, dan nemen we zo snel mogelijk contact op om je aanvraag te bespreken. Na dit gesprek kunnen we je koppelen aan maximaal drie specialisten bij jou in de buurt! Vergelijk offertes en kies de boekhouder of accountant die bij je situatie past.