Cloud Boekhouden: de voor- en nadelen

Bijgewerkt op 12-12-2024
Leestijd: 7 min

Gebruikt je bedrijf nog de traditionele manier van boekhouden? Werk je nog steeds met eindeloze spreadsheets? De manier van boekhouden is de afgelopen jaren ontzettend snel veranderd. De traditionele manier van boekhouding vertraagt werkzaamheden alleen maar en is inmiddels flink verouderd. In deze blog gaan we dieper in op de voordelen (en nadelen) van cloud boekhouden.

Op deze pagina:

Traditioneel versus cloud boekhouden

Bij de traditionele methodes van boekhouding wordt alle administratie via papieren systemen of via spreadsheets in Excel bijgehouden. Als boekhouder ben je continu handmatig aan het coderen en gegevens aan het invullen in een computer, aan het sorteren van papieren documenten in je archiefklappers, en breng je alle gegevens over naar één server. Dit duurt uren! Kortom, de oude manier van boekhouding is tijdrovend en inefficiënt.

Tip:

Tegenwoordig is boekhouden in de cloud de nieuwe standaard.

cloud boekhouden

Bij cloud-gebaseerde boekhouding wordt alles online opgeslagen en is alle administratie online beschikbaar. Hierdoor heb je altijd en op ieder moment toegang vanaf elk apparaat. Zo kun je ook als je onderweg bent via je smartphone facturen sturen en uitgaven bijhouden.

Heb je een verouderd boekhoudsysteem? Doe de check:

  • Beheer je je financiën nog steeds met een server en een groot team hierachter?

  • Kun je je gegevens achterhalen, zelfs als je boekhouder niet beschikbaar is?

Als tenminste één van bovenstaande vragen op jou van toepassing is, dan is je boekhoudsysteem traditioneel.

Boekhouder vinden

Waarom boekhouden in de cloud?

Een goede boekhouding is belangrijk voor ieder bedrijf. Zonder een geordende boekhouding gaat het mis: facturen die verkeerd worden gestuurd, btw-aangiftes die te laat worden ingediend, enzovoorts. Werken in de cloud is niet alleen veiliger, maar het bespaart je uiteindelijk ook een hoop geld. De boekhoudsystemen in de cloud zijn volledig geautomatiseerd. Zo heb je onder andere minder medewerkers nodig voor de boekhoudactiviteiten van je bedrijf. We hebben hieronder nog wat andere voordelen én nadelen op een rijtje gezet van boekhouden in de cloud.

Voor - en nadelen cloud boekhouden

Door cloud software te gebruiken worden je gegevens niet gehost op de fysieke computer bij jou op kantoor, maar op servers overal ter wereld. De cloud verandert de manier waarop we boekhouden en zaken doen. We hebben hieronder enkele voor- en nadelen voor je op een rijtje gezet van online boekhouden in de cloud.

Voordelen cloud boekhouden

We benoemden eerder al dat tijdsbesparing een groot voordeel is van online boekhouden in de cloud. Hieronder nog enkele voordelen:

  • Boekhouden kan overal: of je nu in de trein onderweg bent naar je volgende afspraak of aan de andere kant van de wereld zit, je kunt vanaf overal bonnetjes makkelijk invoeren.

  • Bespaar fysieke ruimte: al die klappers en papiersystemen kunnen de kast uit. Door papierloos te werken bespaar je een hoop ruimte op kantoor. Wist je dat je wettelijk verplicht bent om zeven jaar je administratie te bewaren? Digitaal gaat dit alleen maar eenvoudiger. Je hoeft geen bonnetjes te bewaren of facturen te printen. Maak een foto en upload dit in je boekhoudprogramma.

  • Automatische back-ups en updates: als je computer stuk gaat, dan staat je boekhouding gelukkig nog online op de server opgeslagen. Er wordt altijd automatisch een back-up gemaakt door het boekhoudprogramma waardoor je gegevens altijd veilig opgeslagen zijn. Bovendien doet online cloudsoftware zichzelf automatisch updaten. Zo zul je nooit last hebben van een verouderde versie.

  • Handige koppelingen maken: ontzettend handig voor ondernemers is om de zakelijke bankrekening te koppelen aan je online boekhoudprogramma. Het lezen van bankafschriften via een online boekhoudprogramma gaat snel en eenvoudig. Je hoeft niet langer meer zaken over te typen. Bovendien is er minder ruimte voor (menselijke) fouten. Ook kun je ervoor kiezen om een koppeling met de KvK te maken, of met je leveranciers of klanten. Alles geregeld vanuit één digitale plek.

Nadelen cloud boekhouden

Hoewel er veel voordelen zijn verbonden aan boekhouden in de cloud, zijn er ook enkele nadelen.

  • Internetverbinding noodzakelijk: alhoewel we net zeiden dat je overal de boekhouding kan doen, is het wel nodig een internetverbinding te hebben om te kunnen functioneren. In de meeste situaties is een internetverbinding op werk wel aanwezig, maar niet altijd op alle plekken is (gratis) Wi-Fi beschikbaar. Heb je dus geen internetverbinding? Dan kun je niet verder werken.

  • Boekhoudsoftware kost ook geld: de grootte van het volume van de gegevensopslag enerzijds, en het aantal gebruikers anderzijds kunnen een grote invloed hebben op de prijs. Moeten er meerdere mensen gebruik van maken? Dan betaal je hier meestal extra voor. De functionaliteiten hebben dus direct invloed op de kosten. We raden je aan om prijzen en functies van verschillende cloud softwarepakketten te vergelijken. Houd er wel rekening mee dat je bedrijf mogelijk groeit in de (nabije) toekomst, waardoor je meer functionaliteiten nodig zult hebben.

  • Geen controle over het systeem: als je in de cloud werkt, dan ben je afhankelijk van je service provider. Als er een probleem voordoet kun je dit enkel melden aan de provider, in plaats van dat je dit zelf kunt oplossen. Maak daarom een weloverwogen keuze in je provider bij de overstap naar de cloud.

  • Pas op voor hackers: je bewaart je gegevens op een externe locatie, buiten je bedrijf dus. Hoewel de cloud een goede bescherming biedt, is het niet 100% uitgesloten dat hackers toegang tot je data kunnen krijgen.

Welke clouddienst is het beste?

Er zijn steeds meer clouddiensten beschikbaar. We begrijpen het als je door de bomen het bos niet meer ziet! Welke gratis clouddiensten zijn er? En wat is de beste keuze voor voldoende opslagruimte? We hebben de beste gratis clouddiensten voor je op een rij gezet.

De 5 beste gratis clouddiensten:

  1. iCloud

  2. Box

  3. Google Drive

  4. Microsoft OneDrive

  5. Dropbox

iCloud

Gebruik je Apple-producten, zoals een MacBook of iPhone? Dan heb je vast wel eens iCloud voorbij horen komen. Apple heeft standaard iCloud in het besturingssysteem geïntegreerd bij haar producten. Je kunt gebruik maken van 5GB gratis opslagruimte, maar je kunt deze hoeveelheid altijd uitbreiden tegen betaling. iCloud slaat automatisch documenten en bestanden op.

De webinterface van iCloud is niet enkel voor Apple, maar werkt op iedere browser, ook op Windows. Het gebruik van iCloud is eenvoudig, want het zit al automatisch ingebouwd op de apparatuur. Maak je gebruik van Windows, maar wil je wel iCloud? Dan moet je het iCloud Control Panel downloaden.

Voordelen:

  • Zeer geschikt voor Apple-producten

  • Eenvoudig back-ups maken

Nadelen:

  • Minder geschikt voor alternatieve browsers of besturingssystemen

Box

Box is een zakelijke clouddienst die gericht is op samenwerken. Je kunt bijvoorbeeld toegang tot bestanden geven met meerdere gebruikers. Ook kunnen mensen in een groep elkaars updates en aanpassingen delen. Met een gratis account kun je 10GB opslaan. Bedrijven kunnen er ook voor kiezen om een Business-, Business Plus- of zelfs een Enterprise-versie te nemen. De client Box Sync app is voor zowel Windows als Mac apparaten verkrijgbaar.

Box is echter niet bedoeld als een online back-upsysteem. Het richt zich meer op het delen van bestanden met verschillende mensen.

Voordelen:

  • Makkelijk te beheren

  • Razendsnel

  • Samen werken aan bestanden

Nadelen:

  • Niet geschikt als back-up

  • Niet voor Linux

  • Omslachtige installatie

Google Drive

Google Drive is een bekende cloudopslagdienst van Google. Je kunt documenten maken, opslaan en delen met andere gebruikers. Als je Google Drive op Windows installeert dan krijg je bovendien de optie om een heel officepakket erbij te installeren dat goed samenwerkt met de cloud. Een voordeel is dat de browser ook via een browser toegankelijk is.

Google geeft 15GB gratis bij het aanmaken van een account. De opslagruimte deel je wel met Gmail, mits je dit gebruikt. Voor bedrijven hebben ze de Google Apps for Business gecreëerd, waar je onbeperkt opslagruimte kunt krijgen.

Voordelen:

  • Veel opslagruimte

  • Goede integratie met andere Google-services

Nadelen:

  • Minder geschikt als je weinig Google-diensten gebruikt

  • Niet 100% NSA-proof (privacy)

Microsoft OneDrive

Iedereen die een Microsoft-account heeft, die beschikt automatisch al over een OneDrive. Je kunt direct met de opslagdienst aan de slag. Het maakt hierbij niet uit of je gebruik maakt van Apple of Windows.

Voor ondernemers is er een zakelijke versie die naast Office 365 ook met SharePoint werkt. Ook biedt dit een cloudgebaseerde bibliotheek voor je zakelijke documenten. Gebruikers krijgen 5GB gratis opslagruimte. Er zijn ook verschillende abonnementen om tegen betaling de opslagruimte uit te breiden. Gebruikers van Office 365 krijgen voor 7 euro per maand 1TB opslagruimte.

Voordelen:

  • Goede integratie met Microsoft-software

  • Werkt goed op Windows-apparaten

Nadelen:

  • Microsoft-account vereist

  • Werkt niet op alle platformen even goed

Dropbox

Dropbox is al jarenlang een bekende opslagdienst. De dienst biedt apps voor zowel Windows als Apple. In Dropbox kun je alle bestanden in de cloud opslaan die je wilt. Dit kunnen bestanden zijn, maar ook muziek, video’s of afbeeldingen. De gratis versie van Dropbox biedt meer dan enkel opslag. Er is ook een third-party app voor Windows Phone.

Binnen Dropbox kun je precies zien wanneer wie welke veranderd heeft doorgevoerd. Ook kun je een eerdere versie herstellen, mocht er iets fout gaan. De versiehistorie gaat terug tot 30 dagen bij een bestand.

Dropbox biedt gebruikers gratis 2GB aan opslag. Ook is er een pluspakket met 2TB extra opslagruimte. Er een zakelijke versie beschikbaar voor ondernemers die 3TB aan opslag biedt, deze kost 15 euro per maand per gebruiker.

Voordelen:

  • Makkelijk te beheren

  • Linux-ondersteuning

  • Versiebeheer (historie)

Nadelen:

  • Heeft geen waterdichte beveiliging

Cloud boekhoudprogramma’s

Het gebruiken van een online boekhoudprogramma kan een belangrijke meerwaarde bieden voor je boekhouding en bij de uitbreiding voor je volledige administratie. Wel is het steeds lastiger om een passende keuze te maken, omdat boekhoudprogramma’s steeds meer mogelijkheden bieden. Ga niet teveel betalen voor functies die je niet gebruikt of nodig heeft. Vergelijk boekhoudpakketten dus altijd goed voordat je een keuze maakt.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat is cloud boekhouden?

Cloud boekhouden is het bijhouden van financiële administratie en boekhouding in de cloud, oftewel via internet. Hierbij wordt er gebruik gemaakt van een boekhoudsoftware die via een webbrowser toegankelijk is. Door gebruik te maken van cloud boekhouden is het mogelijk om altijd en overal toegang te hebben tot de administratie en kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd werken aan dezelfde administratie.

Wat zijn de voordelen van cloud boekhouden?

Cloud boekhouden biedt diverse voordelen, waaronder:

  • Toegang tot de administratie vanaf iedere locatie met internetverbinding

  • Geen fysieke opslag van gegevens meer nodig, alles staat veilig opgeslagen in de cloud

  • Makkelijk samenwerken met meerdere gebruikers

  • Automatische back-ups en updates van de software

  • Real-time inzicht in de financiële situatie van de onderneming

Welke functies biedt een cloud boekhoudprogramma?

Een cloud boekhoudprogramma biedt diverse functies, zoals:

  • Invoeren van inkomsten en uitgaven

  • Factureren

  • Bankkoppelingen voor automatische verwerking van transacties

  • BTW-aangifte

  • Rapportages en overzichten van de financiële situatie

Is cloud boekhouden veilig?

Ja, cloud boekhouden is veilig. De software en data zijn beveiligd door middel van encryptie en er worden regelmatig back-ups gemaakt. Het is wel belangrijk om te kiezen voor een betrouwbare cloud boekhoudsoftware en om voorzorgsmaatregelen te nemen, zoals het gebruik van sterke wachtwoorden en het beperken van toegang tot de administratie.

Kan ik zelf mijn boekhouding doen met cloud boekhouden?

Ja, je kunt zelf je boekhouding doen met cloud boekhouden. Het is wel belangrijk om kennis te hebben van boekhouden en de fiscale regels die van toepassing zijn op jouw onderneming. Het is ook mogelijk om samen te werken met een boekhouder of accountant die gebruik maakt van hetzelfde cloud boekhoudprogramma.

Wat zijn de kosten van cloud boekhouden?

De kosten van cloud boekhouden variëren per aanbieder en zijn afhankelijk van het aantal functies en het aantal gebruikers. Sommige aanbieders bieden een gratis versie aan voor kleine ondernemingen, terwijl andere aanbieders een maandelijks bedrag in rekening brengen. Het is belangrijk om de verschillende aanbieders te vergelijken en te kijken welke optie het beste past bij jouw onderneming.

Hulp bij de overstap naar cloud boekhouding

Cloud boekhouding is een geweldige manier voor boekhouders en accountants om de tijdrovende inspanningen en kosten van de traditionele boekhoudmethodes achter zich te laten. Heb je hulp nodig met de overstap naar online boekhouding, of überhaupt met boekhoudkundige activiteiten? 

Vul dan het formulier hieronder in, dan nemen we zo snel mogelijk contact op om je aanvraag te bespreken. Na dit gesprek kunnen we je koppelen aan maximaal drie specialisten bij jou in de buurt! Vergelijk offertes en kies de boekhouder of accountant die bij je situatie past.

Begin mijn aanvraag (100% vrijblijvend)

4,6
226 beoordelingen
Werkzaamheden
Bedrijfsvorm*
Heb je al een boekhouder?
Ben je ingeschreven bij de KVK?*
Beveiligde verbinding
Boekhouding uitbesteden?

Vergelijk gratis verschillende kantoren. Je zit nergens aan vast.