Automatisering accountancy: datagedreven te werk gaan met big data

Vrijwel alle branches hebben te maken met de digitale transitie, zo ook accountants- en administratiekantoren. Technologische ontwikkelingen zoals data-analyse en automatisering gaan een steeds grotere rol spelen in de accountancy en finance. Het is dan ook essentieel om als accountantskantoor over te gaan naar een meer digitaal gedreven organisatie en in te spelen op big data. Maar hoe helpt een datagedreven toekomst je als accountant? En hoe verzamel je data? Hoe zet je deze actief in? Lees meer over automatisering accountancy en big data hieronder.

Informatiegestuurd werken kun je zien als werken op basis van KPI’s (kritieke succesfactoren). Datagedreven werken is zo ingericht, dat ruwe data het uitgangspunt vormt om veranderingen in de organisatie aan te brengen. Ruwe data wordt dus gebruikt als onderliggende beslissingsmaker en niet data die al verwerkt is (doelstellingen/KPI’s), zoals bij informatiegestuurd werken. Een organisatie die informatiegestuurd is, bepaalt de doelstellingen al vóór het analyseren van de data, terwijl een datagedreven organisatie de doelstellingen juist afleidt uit ruwe data. Grote hoeveelheden ongestructureerde en ruwe data worden ook wel ‘big data’ genoemd.

Vind Boekhouder / Accountant

Datagedreven werken begint in essentie met het stellen van de juiste vraag. Welk vraagstuk speelt er, welke beslissingen mogen er worden genomen? Het is daarnaast belangrijk dat het concept van ‘data driven’ door de gehele organisatie wordt doorgevoerd. Dit vereist een andere manier van denken en organiseren, waardoor er bij sommige bedrijven die nog wat verder achter liggen in de digitale transitie een grote cultuuromslag kan plaatsvinden. Pas als iedereen op een datagerichte manier te werk gaat en denkt, dan wordt de data op zijn best benut en kun je betere beslissingen nemen.

Waarom is data driven adviseren zo belangrijk voor accountantskantoren?

Wie niet meebeweegt met de digitaliserende finance wereld, blijft achter op de concurrent en zal daarmee niet toekomstbestendig (meer) zijn. Dit hangt ermee samen dat datagedreven werken ontzettend veel voordelen kent. We lichten een aantal grote voordelen van datagedreven werken voor je uit:

Sneller en passender kunnen reageren op veranderingen binnen en buiten je organisatie, omdat er via toekomstgerichte analyses vooruitgedacht kan worden;
Benodigde informatie is altijd snel beschikbaar;
Verschillende bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd, met meer resultaat en minder kosten tot gevolg;
Beslissingen worden onderbouwd met data. Op data gebaseerde beslissingen zijn betrouwbaarder dan beslissingen die zijn gebaseerd onder invloed van emoties en vooroordelen;
Met een datagedreven aanpak kun je ook factoren achterhalen die je organisatie beperken.

Meer data verzamelen als de norm

Centraal bij big data en datagedreven werken staat: hoe meer data, hoe beter! Om te kunnen blijven concurreren in de datagedreven economie, zullen organisaties toegang moeten hebben tot veel en verschillende data. Daarom wordt het steeds belangrijker dat kantoren ook buiten hun eigen organisatie kijken en een samenwerking starten met andere kantoren of bedrijven. Alleen door op grote schaal data met elkaar te delen kun je aan genoeg data komen.

Wat verandert er voor de accountant?

Vragen die vaak terugkomen rondom datagedreven werken zijn; verdwijnt het menselijke aspect niet als er zoveel automatisering plaatsvindt? Zal mijn functie overbodig worden? Gelukkig hoef je je geen zorgen te maken, want juist in een datagedreven kantoor blijft de accountant een belangrijke rol vervullen. We krijgen steeds meer real-time inzicht en er vindt een geautomatiseerde aanlevering van transactiegegevens plaats. Hierdoor krijgt de accountant zelfs een relevantere functie dan vroeger, omdat hij strategischer en creatiever dan ooit zal zijn. Er is iemand met expertise nodig die uit deze hele hoop data de echte waarde voor de klant en het kantoor naar voren kan halen. Het word je uitdaging als accountant om te kijken naar wat je allemaal kunt doen met de extra verkregen kennis.

Automatisering accountancy

Voorspellende rol

Het beroep accountant verdwijnt niet, het is juist de rol van de accountant die zal veranderen. Dankzij de grote hoeveelheden data kunnen accountants meer aan de slag gaan met voorspellen in plaats van met terugkijken. Hierdoor zien we een veranderende rol van uitvoerende accountant naar een adviseur met klantspecifieke analyses en aanbevelingen. Er zullen bepaalde taken wegvallen, maar hiervoor komen weer andere nieuwe taken in de plaats. Hoe meer een bedrijf wil gaan digitaliseren, hoe gevorderder de benodigde data-analyses zullen zijn. Wat er is gebeurd binnen een bedrijf en waarom het is gebeurd, haal je als accountant nu waarschijnlijk ook al uit je boekhouding. Je kijkt bijvoorbeeld terug op de jaarrekening van de klant.

Big data

Echter, via big data-analyses kun je voorspellingen gaan doen en kun je gaan nadenken over hoe je een bepaalde situatie kunt creëren, wat bijdraagt aan de wensen en behoeften van de klant in verschillende situaties. Zo leer je via data science in te spelen op situaties zoals de verhoging van inflatie of verschil in rente. Hierdoor kun je de klant proactiever en strategischer gaan helpen. Een proactief advies kan bijvoorbeeld zijn op welke locatie een bedrijf zich moet gaan vestigen, of uit hoeveel werknemers het bedrijf moet bestaan, of op welk moment een investering is geoorloofd en wanneer juist niet.

Onderschat datageletterdheid niet

De potentie van de groeiende technologie kan alleen volledig worden benut als je de juiste digitale vaardigheden beheerst. Er is dan ook een grote bijscholingsopgave in Nederland voor de datagedreven wereld, dit geldt voor haast iedere branche of sector. Technologieën worden nog onvoldoende ingezet, waardoor een sterke economische groei verloren gaat. Het vermogen om zinvolle informatie af te leiden uit data en hiermee te werken, dit te analyseren en op basis hiervan adviezen te geven wordt een nog belangrijkere vaardigheid voor accountants. Deze vaardigheid heet ‘data literacy’, ook wel datageletterdheid. Het vergroten van digitale kennis en vaardigheden is erg belangrijk en wordt een onmisbare skill voor iedere finance professional.

Binnen de accountancy zijn er verschillende rollen, waarin mensen in meer of mindere mate met datageletterdheid te maken krijgen. Zo zal iemand met een leidinggevende functie er meer mee aan de slag gaan dan iemand die enkel uitvoerende werkzaamheden doet.

Verschillende fasen datageletterdheid

Zoals we eerder in dit artikel al aangaven is het belangrijk dat de gehele organisatie een datagedreven mindset creëert. Er zijn verschillende fases van het overgaan tot datagedreven werken. In de eerste fase is het inzicht en leiderschap belangrijk, waarbij iedereen in de organisatie zich beseft waarom data belangrijk is voor de organisatie en dat het tot belangrijke inzichten kan leiden. In een later stadium zijn medewerkers in staat om zowel interne als externe databronnen te gebruiken (en creëren) die mogelijk interessant zijn om in een simpele analyse te gieten. We adviseren om klein te beginnen, het heeft geen zin om direct alles te proberen te analyseren.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat is automatisering binnen de accountancy?

Automatisering binnen de accountancy is simpel gezegd het gebruik van technologie om bepaalde routinetaken te kunnen automatiseren. Het doel is om steeds meer datagedreven te werk te gaan. Software wordt gebruikt om gegevens te verzamelen, te verwerken en te analyseren.

Waarom is automatisering belangrijk binnen de accountancy?

Met automatisering kan de nauwkeurigheid en efficiëntie van (het opstellen van) financiële processen worden verbeterd. Door routinetaken te automatiseren, kunnen accountants zicht richten op taken die meer opleveren voor het bedrijf. Bovendien worden menselijke fouten geminimaliseerd.

Wat zijn enkele voorbeelden van taken die geautomatiseerd kunnen worden binnen de accountancy?

Voorbeelden van geautomatiseerde taken binnen de accountancy zijn het verzamelen en verwerken van financiële gegevens, het berekenen van belastingen, het beheren van facturatie en betalingen en tot slot het genereren van financiële rapporten.

Hoe kunnen accountants gebruikmaken van automatisering om datagedreven te werk te gaan?

Als accountant kun je gebruikmaken van automatisering door gegevens te verzamelen en te analyseren via software en andere geautomatiseerde systemen. Dit helpt je niet alleen bij het identificeren van trends en patronen in de financiële gegevens, maar helpt ook bij het nemen van datagestuurde beslissingen.

Wat zijn de voordelen van datagedreven te werk gaan binnen de accountancy?

Voordelen van datagedreven te werk gaan zijn een verbeterde nauwkeurigheid van je financiële rapporten, betere besluitvorming, inzichten in trends in de gegevens en een algehele betere efficiency.

Zijn er nadelen verbonden aan automatisering binnen de accountancy?

Nadelen verbonden aan automatisering binnen de accountancy zijn dat geautomatiseerde systemen soms alsnog leiden tot fouten of onnauwkeurigheden door een juiste invoer of onjuiste configuratie van de software. Het is dus belangrijk om als accountant nog steeds oplettend te zijn en controles te houden op de geautomatiseerde systemen.

Zet de volgende stap

Ben je al bezig met de volgende stappen richting een meer datagedreven kantoor? Of zoek je een accountant die samen met je de eerste stappen hierin kan maken? Het overstappen naar een datagedreven aanpak kost veel tijd en moeite, maar is het zeker waard. Er zijn ook genoeg laagdrempelige oplossingen om te beginnen met datagedreven organiseren. Aarzel niet om contact met ons op te nemen. Wij voeren gratis en vrijblijvend een zoektocht uit naar een accountant die matcht met je wensen en behoeften.