Webshop boekhouding inrichten in 2025

Een correcte administratie voeren voor een webshop is vaak zeer complex voor webshop houders. In de beginfase lijkt boekhouden vrij eenvoudig voor ondernemers. Je koopt producten in en verkoopt ze weer via je webwinkel. Echter is de realiteit dat er veel meer bij komt kijken. Nadat je jouw onderneming bent gestart, heb je waarschijnlijk een website gelanceerd waarop je jouw producten gaat verkopen. Je hebt beslist met welk assortiment je gaat starten, hebt hier onderzoek naar gedaan en je bent op zoek gegaan naar de beste producten voor jouw webshop.

Heb je een webshop met vaak lage verkoopprijzen dan neemt het aantal mutaties vlot toe waardoor de administratie al snel een hoop werk en tijd zal kosten. Met de juiste tips zorg je ervoor dat je jouw administratie optimaal bijgehouden hebt. Lees alles over webshop administratie in deze blog.

Boekhouder webshop vinden

Welke verplichtingen heb je als ondernemer richting de Belastingdienst?

Voordat we verder op de materie ingaan is het belangrijk om te weten aan welke regels je je als ondernemer dient te houden. Waarschijnlijk ken je de meeste verplichtingen, maar voor de zekerheid benoemen we ze nog even.

Allereerst wil de Belastingdienst per kwartaal weten hoeveel je via je webshop verkocht hebt en hoeveel uitgaven je hebt gehad. Dit valt onder de omzetbelasting aangifte. Bij de aangifte geef je je inkomsten en uitgaven aan en vul je apart in hoeveel btw er over de uitgaven en inkomsten verrekend is (laag 9% of hoog 21%). Heb je een winstgevende webshop dan draag je het teveel ontvangen btw af over het afgelopen kwartaal.

Daarnaast dient er jaarlijks de persoonlijke inkomstenbelasting ingediend te worden. Er zijn ieder jaar weer verschillende ondernemers die failliet gaan omdat er geen rekening gehouden wordt met de inkomstenbelasting. Over je inkomsten moet je als ondernemer namelijk ook nog belasting betalen.

Heb je een BV? Dan komen er nog enkele andere verplichtingen bij. Zo ben je als eigenaar van een BV verplicht om de jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel en moet er ook jaarlijks de vennootschapsbelasting worden ingediend.

Al met al vallen de verplichtingen reuze mee, maar het is belangrijk dat deze wel strikt nageleefd worden. Dien je bijvoorbeeld je aangiftes te laat in of betaal je te laat, dan kun je een boete verwachten van de Belastingdienst. Het is erg zonde om je geld hier aan uit te geven. Bij een goede administratie zal dit echter niet hoeven te gebeuren!

Hoe koppel je jouw administratie aan je webshop

Misschien zit je op dit moment nog in de startfase en weet je nog niet precies wat je met de boekhouding wil. Heb je nog niet veel omzet en mutaties, dan is het verleidelijk om Excel te gebruiken voor het bijhouden van de administratie. Dit raden we echter af. In Excel sluipen de fouten er snel in en het is moeilijk om deze achteraf nog te corrigeren omdat alles doorberekend wordt. We gaan ervan uit dat je een webshop gestart bent om er een succes van te maken. Zorg er daarom ook voor dat je de belangrijke zaken direct goed inricht.

Webshop administratie uitbesteden

Je kunt veel tijdwinst boeken door de administratie te digitaliseren. Doordat je online verkoopt, heb je vaak de facturen digitaal beschikbaar. Ook de inkoopfacturen ontvang je waarschijnlijk digitaal of kun je anders heel makkelijk online uploaden door middel van een scan & herken systeem. Bij een scan & herken systeem kun je via een app een foto maken van de factuur en deze wordt dan direct ingelezen in het boekhoudprogramma. Hierdoor hoef je zelf niets meer in te boeken en heb je binnen 10 seconden de administratie weer up-to-date! De bekende aanbieders van webshops zoals Magento, Wix en Shopify hebben allemaal modules ingebouwd waardoor de administratie gekoppeld kan worden aan het boekhoudprogramma.

Samenwerken met een boekhouder voor jouw webshop?

Het antwoord daarop is simpel: Ja!

Een boekhouder of accountant voor e-commerce kan jou ondersteunen en veel werkzaamheden uit handen nemen. Daarnaast kent een boekhouder of accountant ook fiscale voordelen waar je zelf waarschijnlijk nog geen weet van hebt. Door deze voordelen te benutten zorgt de financiële partner ervoor dat je winst geoptimaliseerd wordt. Het uitbesteden van de administratie kost geld, maar je krijgt er een hoop voor terug. Je bespaart vele uren die je nu kunt besteden aan je webshop (tijd is geld) en door het benutten van de kennis van de boekhouder of accountant is je winst waarschijnlijk ook nog hoger!

Een ander voordeel van een samenwerking met een administratie- of accountantskantoor is dat je gebruik kunt maken van hun software. Veel kantoren werken samen met boekhoudprogramma’s voor starters zoals Exact, Unit 4, Yuki, Twinfield, Snelstart of Afas. Om een van deze pakketten als (kleine) online ondernemer aan te schaffen is vaak een grote kostenpost. Door het programma van de boekhouder of accountant te gebruiken bespaar je geld wat je weer voor de groei van de onderneming kunt gebruiken.

Wat past het beste bij je onderneming: een boekhouder of accountant?

Om te bepalen waar je baat bij hebt, is het goed om te weten wat het verschil is tussen een boekhouder en accountant. Een accountant is een beschermd beroep en boekhouder is een vrij beroep. Iedereen mag zijn of haar eigen administratiekantoor opstarten en zichzelf boekhouder noemen. Een accountant heeft diploma’s behaald en is dus zeker op de hoogte van het Nederlands belastingstelsel en de wetgeving. Ook zijn er boekhouders die over diploma’s beschikken, maar dit is niet bij iedereen het geval. Vaak zijn deze boekhouders aangesloten bij een brancheorganisatie.

Wanneer je geen bijzondere werkzaamheden verricht kan een boekhouder de administratie makkelijk voor je verzorgen. Wanneer de webshop dermate groeit dat er ook nog andere verplichtingen komen, zoals een accountantsverklaring, dan is het zeker aan te raden om direct samen te werken met een accountant. Een accountant is meestal duurder dan een boekhouder.

Veelgestelde vragen

Wat voor soort administratie moet ik bijhouden voor mijn webshop?

Als eigenaar van een webshop moet je verschillende administratieve zaken bijhouden, zoals verkoop- en inkoopfacturen, bankafschriften, voorraad, belastingaangiftes, enzovoort. Het tijdig doen van de btw-aangifte is verplicht door de Belastingdienst. Ben je te laat met het doen van belastingaangiftes? Dan riskeer je een boete van de Belastingdienst.

Moet ik belasting betalen over mijn webshop-verkopen?

Als eigenaar van een webshop ben je verplicht om belasting te betalen over je inkomsten. Neem contact op met een professionele boekhouder om te kijken welke belastingverplichtingen en eventuele uitzonderingen er voor jouw webshop gelden.

Hoe lang moet ik de administratie van mijn webshop bewaren?

Je bent als webshopeigenaar verplicht om je administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Hieronder vallen alle financiële documenten en belastingaangiften.

Moet ik een boekhouder inhuren voor mijn webshop?

Het inhuren van een boekhouder is niet verplicht, maar we raden het wel aan om een boekhouder in de arm te nemen. Een boekhouder helpt je om de administratie op orde te houden, een duidelijk financieel inzicht te krijgen, belastingaangiftes tijdig in te dienen en de financiële gezondheid van je bedrijf te optimaliseren. Het inhuren van een boekhouder bespaart je uiteindelijk een hoop tijd en geld op de lange termijn.

Hoe kan ik mijn administratie het beste bijhouden?

De beste manier om de administratie voor je webshop bij te houden is met behulp van software, zoals een boekhoudsysteem. Kies een boekhoudprogramma dat eenvoudig in gebruik is en helpt om je financiële administratie te ordenen. Een professionele boekhouder helpt je bij het opzetten van je boekhouding en adviseert je over het kiezen van een geschikt boekhoudprogramma.

Hoe kan ik mijn administratie gebruiken om mijn webshop te verbeteren?

Door je administratie bij te houden en te analyseren, krijg je waardevolle inzichten in de financiële prestaties van je webshop. Ontdek welke producten het best verkopen, welke campagnes de meeste omzet opleveren en waar verbetering nodig is.

Waar vind je de ideale boekhouder of accountant voor een webwinkel?

Wij merken dat veel ondernemers het moeilijk vinden om de ideale financiële partner te vinden. Vaak is dit een combinatie van prijs, persoonlijke klik en kwaliteit. Daarnaast zijn er verschillende competenties waaraan een professionele boekhouder of accountant moet voldoen. Om een geschikte boekhouder of accountant te vinden kun je het beste gebruik maken van de gratis en verblijvende service van Boekhouders.nl.

Doe hieronder een gratis offerteaanvraag en we brengen je in contact met maximaal drie kantoren die volledig aansluiten op je wensen en behoeften. Hierbij wordt rekening gehouden met de grootte van de webshop en de administratie, de persoonlijke voorkeuren en de gewenste locatie. Je beslist zelf of je al dan niet een samenwerking start.

Webshop boekhouding inrichten in 2025 - Hoe pak je dat aan?