Waaruit bestaat een kassasysteem eigenlijk?

Een kassasysteem bestaat uit POS-hardware en POS-software die er samen voor zorgen dat er eenvoudig online en offline kan worden afgerekend. De transacties zouden tegelijk in de administratie verwerkt kunnen worden. POS-hardware voor een kassasysteem kan bestaan uit: de kassa, computer of tablet zelf, geldlades, kassabonprinters, pinapparaten, barcodescanners, enzovoorts. POS-software is een computerprogramma op de computer of tablet waarmee producten of diensten met pin zijn te betalen. Ook is het verrekenen van korting en het bijhouden van de voorraad eenvoudiger. Simpel gezegd is het een kassa software voor vereenvoudigde facturatie. 

De gegevens die worden vastgelegd in je kassasysteem maken deel uit van je administratie. De eisen die worden gesteld aan de administratie, worden dus ook gesteld aan het afrekensysteem.

Factureringsverplichting
Btw-ondernemers zijn verplicht om de verkoopfacturen uit te reiken. Zowel in de in- als verkoopfacturen moeten aan de factuurvereisten worden voldaan. Wist je dat als een inkoopfactuur niet aan de vereisten voldoet, dit een boete van ruim € 5000 door de Belastingdienst kan veroorzaken? Onze boekhouders zijn hiervan op de hoogte en adviseren je graag. Als je je boekhouding goed bijhoudt, dan heb je ieder kwartaal met slechts een paar klikken inzicht in de hoeveelheid btw die je moet betalen of terugkrijgt van de Belastingdienst. Lees hieronder welke factuurvereisten er zijn.

Overzicht van factuurvereisten btw retail

Zoals hierboven besproken moeten alle in- en verkoopfacturen aan de factuurvereisten doen. Als een inkoopfactuur niet aan deze vereisten voldoet, dan kan dit tot gevolg hebben dat de Belastingdienst het recht op aftrek van de btw weigert. Voor een onjuiste factuur kan de Belastingdienst zelfs een boete van ruim € 5000 opleggen.

Checklist alle factuurvereisten btw

1. Datum factuur;
2. Factuurnummer;
3. Btw-identificatienummer van de leverancier;
4. Btw-identificatienummer van de afnemer indien een verleggingsregeling van toepassing is of als er een intracommunautaire levering wordt verricht;
5. NAW-gegevens van de leverancier en van de afnemer;
6. Hoeveelheid en een omschrijving van de geleverde goederen/diensten;
7. Datum waarop de levering/dienst plaatsvond;
8. Maatstaf van heffing voor elk tarief of iedere vrijstelling, de eenheidsprijs excl.btw, evenals de eventuele vooruitbetalingskortingen en andere kortingen indien die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen;
9. Toegepaste btw-tarief;
10. Te betalen btw-bedrag in euro’s;
11. Bij een verleggingsregeling de vermelding ‘btw verlegd’ toevoegen met verwijzing naar de vrijstelling of intracommunautaire levering;
12. Gegevens vervoermiddel (nieuw/gebruikt);
13. Als de factuur wordt uitgereikt door de afnemer in plaats van de leverancier, hier een vermelding van toevoegen ‘factuur uitgereikt door afnemer’;
14. Indien van toepassing de vermelding ‘Bijzondere regeling – gebruikte goederen’ of ‘Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’ of ‘Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’ of ‘Bijzondere regeling reisbureaus’ toevoegen;
15. NAW-gegevens en het btw-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger;
16. Indien het factuurbedrag niet hoger is dan 100 euro (incl. btw) of het een aanvullend document is op een eerdere factuur, die verwijst naar de eerdere factuur, gelden beperktere voorwaarden. Op de factuur moet dan de NAW-gegevens van de leverancier staan. Deze regeling geldt niet voor intracommunautaire leveringen of als de leverancier/dienstverrichter in het buitenland is gevestigd;
17. Bij een fiscale eenheid btw wordt op de factuur geen btw vermeld. Voeg de vermelding ‘geen btw vanwege fiscale eenheid btw’ toe.

Daarnaast zijn er nog overige factuurvereisten die niet gerelateerd zijn aan de btw, zoals het KvK-nummer van de leverancier, het bankrekeningnummer en de BIC/IBAN.

Starten met een winkel

Als je van plan bent om een winkel te starten dan moet je zich altijd eerst inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Vervolgens schrijft je een concreet ondernemingsplan, met daarin onder andere de kansen en risico’s, wat je gaat verkopen, wie je doelgroep is en hoe je de markt wilt gaan veroveren. Het uitvoeren van een markt- en brancheonderzoek helpt je om alle zaken in kaart te brengen die van invloed zijn op je toekomstige winkel. 

Overige zaken die je moet regelen bij het starten van een winkel zijn:

• Voorraadbeheer;
• Geordende administratie;
• Opstellen van algemene voorwaarden;
• Startkapitaal regelen
• Bedrijfsverzekeringen afsluiten;
• Een geschikt winkelpand vinden;
• Bestemmingsplan van de gemeente doornemen.

Heb je hulp nodig bij bovenstaande zaken? Dan ben je bij ons aan het juiste adres! Ga in gesprek met drie ervaren retail boekhouders bij jou in de buurt voor professionele ondersteuning voor je onderneming. Heb je al een fysieke winkel, maar wil je graag uitbreiden en ga je een webshop ernaast oprichten? Ook dan helpen wij je graag. Vul het formulier onderaan deze pagina in voor vrijblijvende offertes.

Tijd en kosten besparen met retail boekhouding

Door digitaal te boekhouden of door boekhouding uit te besteden kun je veel kosten en tijd besparen. Administratie kan worden geautomatiseerd waardoor je minder hoeft te doen of te begrijpen. Ook heb je daarmee sneller de juiste cijfers die je aan je accountant kunt toereiken. Op de lange termijn haal je de kosten voor het inhuren van een boekhouder voor je winkel er met gemak uit. Alleen al daarom kan het heel interessant en winstgevend zijn om deze optie te overwegen. 

Boekhoudprogramma's voor retail: Lightspeed retail boekhouding

We begrijpen dat je liever bezig bent met het samenstellen van nieuwe collecties dan met het voeren van de boekhouding. Financiële administratie voor je winkel bijhouden is een verplicht moetje, maar het liefst besteed je er zo min mogelijk tijd aan. Met een online boekhoudpakket kun je simpele administratie automatisch laten uitvoeren, zoals het inboeken van facturen. Ook kun je eenvoudig btw-aangifte doen. Maak je gebruik van Lightspeed voor je retailonderneming? Dan heb je keuze uit veel soorten boekhoudpakketten die koppelingen kunnen maken met je kassasysteem. Vergelijk boekhoudpakketten voor zelfstandig ondernemers en kom erachter welk systeem het beste bij je behoeften en onderneming past.

Meer inzicht in bedrijfsvoering

Er zijn continu veel ontwikkelingen aan de gang in de retailbranche, waardoor je als ondernemer kritisch dient te kijken naar je manier van bedrijfsvoering. Een actueel inzicht in de financiële stand van je onderneming en een duidelijke ondernemersstrategie zijn van belang voor de groei van je bedrijf. Boekhouders.nl helpt je graag bij het vinden van een geschikte retail boekhouder die je administratie op een efficiënte manier inricht om tot de juiste inzichten te komen.

Ook interessant:

• Zakelijke lening starters vergelijken
• De 5 meest gemaakte fouten in btw-aangifte door ondernemers 

Ontzorgen van ondernemers in de retail met professionele boekhouding

De kwaliteitseisen voor jaarrekeningen en jaarlijkse accountantscontroles zijn hoog. De jaarafsluiting moet kloppend zijn, en dat is ieder jaar weer een hele uitdaging. Het is een strak georganiseerd proces dat gepaard gaat met veel deadlines. Wil je geen deadlines missen voor jaarcontroles en accountantsverklaringen? Onze gekwalificeerde boekhouders helpen je graag!