Ben je kortgeleden gestart met boekhouden? Dan zijn er waarschijnlijk een hoop boekhoudtermen die je tegenkomt waarvan je nog niet helemaal weet wat het is en wat je erover moet weten. Eén van zulke begrippen is ‘grootboekrekening’. Grootboekrekeningen zijn belangrijk bij het houden van overzicht van je boekhouding. In dit artikel bespreken we wat een grootboekrekening is, welke varianten er zijn en wanneer je deze gebruikt.
Een grootboekrekening, ook wel ‘voorziening’ genoemd, is een verzameling van alle inkomsten en uitgaven binnen een bepaalde categorie. Met een grootboekrekening kun je je boekhouding in verschillende bij elkaar passende stukken opdelen. Iedere grootboekrekening is dus een verzameling van dezelfde soort kosten of opbrengsten, zoals: autokosten, telefoonkosten, lening, renovatie, enz. Iedere grootboekrekening heeft zijn eigen code. Zo krijg je een beter overzicht van je boekhouding en financiën.
Alle grootboekrekeningen samen worden ‘grootboek’ genoemd. Vroeger was een grootboek letterlijk een groot boek, van formaat dus. De boekhouding werd bijgehouden in een dik boek waarin alle inkomsten en uitgaven stonden. Intussen zijn we gewend aan het digitaal boekhouden via een online boekhoudprogramma, maar de term grootboek blijft wel behouden.
In principe kunnen grootboekrekeningen worden opgesplitst in twee verschillende categorieën: balansrekeningen en resultaatrekeningen. In de balansrekening staan de schulden, terwijl in een resultaatrekening juist de opbrengsten staan. Een ander woord voor resultaatrekening is dan ook winst- en verliesrekening.
Dit zijn de meeste gebruikte grootboekrekeningen:
Onder de activa (op de balans) staat:
Vlottende activa
Vaste activa
Onder de passiva (op de balans) staat:
Langlopende schulden
Crediteuren
Kortlopende schulden
Op de winst- en verliesrekening staat:
Kosten – kantoorkosten
Kosten – verloopkosten
Kosten – afschrijvingen
Omzet – verkoop
Omzet – bijzondere baten
Een grootboek bestaat uit verschillende rubrieken (grootboekrekeningen). Een grootboek kan uit wel honderden rubrieken (pand, salaris, uitjes, etc.) bestaan, daarom is het belangrijk dat deze nauwkeurig worden gemaakt. Je kunt een grootboek beschouwen als een boom met allemaal vertakkingen. De boomstam bestaat bijna altijd uit dezelfde soort rubrieken (met bijbehorende codes):
0 Vaste activa, Eigen vermogen, Voorzieningen, Langlopende schulden
1 Liquide middelen, Schulden, Kortlopende vorderingen, Belastingen, Premies
2 Tussenrekeningen
3 Voorraden
4 Kosten
5 Kostenplaatsen
6 Fabricagerekeningen
7 Inkoopwaarde van de omzet
8 Omzet
9 Privémutaties bij eenmanszaken en vof’s
Uit de ‘stam’ volgen per code/rubriek weer allemaal vertakkingen, we nemen als voorbeeld ‘5 - Kostenplaatsen’:
50 Kostenplaats Machine A
51 Kostenplaats Machine B
52 Kostenplaats Draaibank A
53 Kostenplaats Draaibank B
54 Kostenplaats Hefinstallaties magazijn
55 Kostenplaats Transportmiddelen magazijn
56 Kostenplaats Zaaginstallatie
57 Kostenplaats Freesbank A
etc.
Je kunt zien dat de rubriek Kostenplaatsen (5) wordt onderverdeeld in de subrubrieken (50, 51, 52, enzovoorts). Alle subrubrieken beginnen altijd met hetzelfde cijfer als de bovenliggende rubriek, in dit geval is dat 5.
Nu we de eerste takken hebben, kunnen we weer verder gaan kijken naar de vertakkingen hiervan. Subrubrieken kunnen namelijk altijd nog verder worden onderverdeeld. We nemen even als voorbeeld de rubriek Kosten (4). Een uitgewerkte onderverdeling van een subrubriek van Kosten kan er als volgt uitzien:
4 Kosten
40 Personeelskosten
41 Afschrijvingen
42 Verzekeringskosten
43 Autokosten
4310 Brandstofkosten
4320 Autoverzekering
4330 Motorrijtuigenbelasting
4340 Onderhoud en reparaties
4350 etc.
44 Verkoopkosten
45 Kantoorkosten
46 Huisvestingskosten
47 etc.
Je kunt zien dat de onderverdelingen van de subrubrieken (4310, 4320, 4330, enzovoorts) altijd beginnen met het bovenliggende cijfer van de subrubriek, in dit geval dus 43 (autokosten). Een code met vier cijfers is het laatste niveau en vormt een grootboekrekening. Iedere grootboekrekening heeft zijn eigen unieke code.
De onderverdeling van de subrubriek kent nog één vertakking, namelijk het ‘soort’. Bijvoorbeeld onder 4310 Brandstofkosten wordt de onderverdeling gemaakt: 05-01-2023 Shell (84,20), 28-01-2023 Avia (86,36), enzovoorts. Hier zit géén code aan verbonden.
Zoals je hierboven kon zien zit er een logica in de codes van de grootboekrekeningen. De cijfers van de onderliggende niveaus starten altijd met de cijfers van het niveau dat erboven ligt. Op deze manier is het de bedoeling dat je voor iedere uitgaven en ontvangst bekijkt op welke grootboekrekening het bedrag moet worden geboekt. Maak eerst een keuze uit de rubrieken en werk zo telkens naar een niveau dat hieronder ligt totdat je bij de juiste grootboekrekening komt. Bijvoorbeeld, alle grootboekrekening waarvan de codes beginnen met cijfer 42 vallen onder de rubriek 42 - verzekeringskosten.
In de meeste online boekhoudprogramma’s kun je zelf grootboekrubrieken ingeven, maar vaak bestaat ook de mogelijkheid om de standaard rubrieken zoals besproken in dit artikel te selecteren.
In principe is het gebruik van een grootboek of grootboekrekening niet verplicht. Toch raden we wel aan om hier gebruik van te maken, omdat het onmisbaar is voor een goede boekhouding. Zonder grootboekrekeningen word je balans al snel een zooitje en verlies je het overzicht van alle verschillende kostenposten.
Wat is een grootboekrekening?
In een grootboekrekening worden de transacties van een specifiek type uitgaven vastgelegd. De grootboekrekening vormt een belangrijk onderdeel van het grootboek en helpt bedrijven bij het bijhouden van de financiële activiteiten.
Waarom zijn grootboekrekeningen belangrijk?
Grootboekrekeningen zijn belangrijk omdat ze helpen bij het organiseren en bijhouden van financiële transacties en activiteiten in een bedrijf. Ze bieden een overzicht van de financiële situatie van een bedrijf en zijn nuttig bij het opstellen van financiële overzichten en rapporten.
Wat voor soort transacties worden vastgelegd in grootboekrekeningen?
De transacties die in de grootboekrekeningen wordt vastgelegd hangen af van het type bedrijf en de branche waarin je werkt. Voorbeelden van transacties zijn de verkoop van goederen of loonkosten.
Het bijhouden van alle grootboekrekeningen kan een hoop werk kosten en het vereist grote nauwkeurigheid. We begrijpen dat je als ondernemer je tijd liever besteedt aan het ondernemerschap in plaats van aan urenlange boekhouding. We werken samen met een groot landelijk netwerk van boekhoudkantoren en accountants. Hierdoor hebben we altijd een financiële specialist beschikbaar, ook bij jou in de buurt.
Wij matchen ondernemers aan een geschikte boekhouder, voor inhoudelijke vragen kun je bij je boekhouder terecht. Heb je (nog) geen boekhouder of wens je over te stappen? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag!
Ben je op zoek naar een boekhouder of accountant? Maak gratis en vrijblijvend kennismakingsgesprekken met financieel specialisten bij je in de buurt door onderstaand formulier in te vullen. We nemen binnen 2 werkdagen telefonisch contact met je op om je aanvraag te bespreken. Vervolgens gaan we op zoek naar een goede match (maximaal drie) en kies je zelf of je al dan niet een samenwerking met één van de aangedragen partners start.
Besteed je administratie uit aan een professionele boekhouder!
