Wat is het beste moment om te veranderen van boekhouder?

In 5 simpele stappen overstappen van boekhouder

De infographic hieronder geeft een overzicht van de vijf stappen die je tijdens dit proces doorloopt. Verderop in de blog worden deze stappen uitgebreid toegelicht, zodat je precies weet wat je kunt verwachten en hoe je een soepele overstap kunt maken.

Stap 2: Inventariseren welke wensen je stelt aan je nieuwe boekhouder of accountant

Wanneer ondernemers een nieuwe accountant of boekhouder in willen huren voor het uitbesteden van de financiële administratie, zijn enkele verbeteringen die je zou kunnen wensen:

• De ondernemer wil groeien;

• De ondernemer zoekt een sparringpartner die 'meedenkt;'

• Een boekhouder of accountant dat qua grootte aan de behoefte van de ondernemer voldoet;

• Betere verhouding tussen prijs en kwaliteit;

• Betere bereikbaarheid van de nieuwe boekhouder/ accountant;

• Het niet meer willen zijn van een 'nummertje;'

• Persoonlijke aandacht en begeleiding;

• Boekhoudsoftware van de nieuwe partner die beter aansluit bij de bedrijfsvoering.

Stap 3: Inventariseren status huidige werkzaamheden

Stap 4: Vinden van een nieuwe accountant of boekhouder

Bij het zoeken naar een nieuwe boekhouder of accountant, is het raadzaam om met meerdere potentiële partners af te spreken. Bij een persoonlijk gesprek met de nieuwe boekhouder kun je aangeven wat je zoekt. De beoogd financieel partner kan dan je wensen in kaart brengen en je een persoonlijk voorstel doen. 

Stap 5: Regelen van de overdracht

Controleer eerst in de voorwaarden van je huidige accountant de opzegtermijn en gerelateerde voorwaarde. Er is wel een emotioneel aspect betrokken bij een eventuele overstap. Je hebt al jarenlang een goede band met de huidige professional en vind het moeilijk om afscheid te nemen. Overstappen van boekhouder, accountant of fiscalist is meestal niet leuk. 

Het is daarom raadzaam om de (huidige) accountant persoonlijk te informeren over je overstap. Na het opzeggen bij je huidige financiële professional haalt de nieuwe professional alle info op bij de huidige professional. Op deze manier kun je verder met je bedrijf en merk je niets van de overstap. 

Het fabeltje dat overstappen extra kosten met zich meebrengt, is verkeerd. Een boekhouder is volgens de wet verplicht om kosteloos mee te werken met een overstap. Ook in het kader van 'collegiaal overleg' gaan accountants en boekhouders hier onderling professioneel mee om.

Boekhouder of accountant opzeggen

Het kan voorkomen dat je als ondernemer niet meer tevreden bent met de diensten van je boekhouder of accountant. In zo'n situatie is het belangrijk om te weten hoe je deze zakelijke relatie op een professionele manier kunt beëindigen. Ga eerst het gesprek met je boekhouder of accountant aan om je zorgen uit te spreken, wie weet komen jullie nog tot een passende oplossing. Mocht er geen oplossing zijn? Dan kun je de samenwerking schriftelijk beëindigen. Vermeld de reden van de opzegging en maak duidelijke afspraken over de afhandeling van lopende zaken en het overdragen van documenten. Zo beëindig je de samenwerking op een nette manier en worden eventuele problemen in de toekomst voorkomen. 

Veel gemaakte fouten bij het overstappen van boekhouder

Wil je snel en probleemloos overstappen van boekhouder? Dan is het belangrijk om een aantal zaken te letten zodat de overstap soepel verloopt. Wij hebben in de afgelopen jaren duizenden ondernemers geholpen aan een nieuwe boekhouders, dus wij weten als geen ander waar de mogelijke pijnpunten zitten! Gelukkig gaat het vaak om dingen die je eenvoudig kunt voorkomen. Dit zijn de vijf meest gemaakte fouten bij het overstappen van boekhouder:

Dezelfde werkzaamheden opnieuw laten uitvoeren: als je opzegt kan het nog wel eens voorkomen dat je boekhouder nog midden in de werkzaamheden zit. Is je boekhouder bijvoorbeeld nog bezig met de jaarrekening? Dan is het slim op pas op te zeggen na de oplevering hiervan. Anders moet je nieuwe boekhouder weer van voor af aan beginnen en betaal je dubbel voor je werk. Laat je oude boekhouder dus eerst alle werkzaamheden afmaken voordat je een definitieve overstap maakt.

Niet bewust zijn van belangrijke deadlines: het kan nooit kwaad om zelf goed op de hoogte te blijven over belangrijke deadlines, zoals je btw-aangifte. Als de termijn bijna afloopt en je nog midden in de overstap van boekhouder zit, zorg er dan voor dat je oude boekhouder alle belangrijke handelingen heeft afgerond. Zo kun je zonder veel gedoe overstappen. Wel kan de nieuwe boekhouder uitstel bij de fiscus aanvragen voor alle belangrijke belastingaangiftes. Dit voorkomt een aanmaning van de fiscus omdat er nog geen aangifte is gedaan.

Een boekhouder selecteren zonder persoonlijke klik: een goede samenwerking met een boekhouder start bij het hebben van de juiste communicatie en een goede klik. Je wilt een boekhouder die écht met je meedenkt en niet enkel problemen benoemt. Niet alleen het kunnen interpreteren van cijfers is belangrijk, maar ook het aan jou kunnen uitleggen wat de cijfers betekenen is van belang. Selecteer een boekhouder daarom ook op persoonlijke klik en communicatieskills, want dit zijn belangrijke competenties voor boekhouders. 

Niet checken wat de opzegregeling inhoudt: Controleer altijd voordat je overstapt of je oude boekhouder je een opdrachtbrief heeft laten tekenen. Staat hier een opzegregeling in vermeld? Lees deze dan goed door, hier moet je namelijk wel rekening mee houden. Meestal kun je per direct een samenwerking opzeggen, maar soms eist een boekhouder een verbrekingsvergoeding. Dit is niet het geval, zie de volgende alinea.

Kosten betalen voor de overstap: je huidige boekhouder mag niet kosten in rekening brengen voor de overstap naar een andere boekhouder. De boekhouder is verplicht om voor een goede overdracht naar de nieuwe boekhouder te zorgen, zonder hiervoor aparte kosten in rekening te brengen. Je nieuwe boekhouder zal alle relevante gegevens opvragen bij je oude boekhouder. Denk hierbij aan zaken als belastingaangiften en jaarrekeningen. Deze gegevens worden verstrekt in overeenstemming met de beroepsregels. Laat je vorige boekhouder daarnaast weten dat hij zonder (schriftelijke) toestemming geen taken meer mag uitvoeren voor uw onderneming.